Плюсы и минусы электронного документооборота

Преимущества электронного документооборота заключаются в экономии трудовых и материальных ресурсов, а также в существенном сокращении затрат времени на создание, хранение и обработку документов. Но так ли все радужно и экономно в безбумажных технологиях? Узнайте из статьи о плюсах и минусах электронного документооборота.

• Понятие электронного документооборота
• Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведение
• Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота
• Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота
• Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота
• Электронное взаимодействие с ПФР, ФСС, ИФНС
• Итоги

Понятие электронного документооборота

Как бы мы ни привыкли работать с бумагой, реалии нашей жизни заставляют нас вникать в тонкости электронных технологий. Одним из элементов таких технологий является электронный документооборот. Чтобы разобраться с понятием электронного документооборота и при этом не утонуть в объемных определениях и специфической терминологии, остановимся на нескольких ключевых терминах:

Именно электронный документ является исходным и основным объектом любой системы электронного документооборота. Чтобы организовать на системной основе его формирование, обработку, защиту, передачу и хранение, необходим комплекс мер (специальные программы, технические средства, обученный персонал и т. д.).

Электронный документооборот выстраивают таким образом, чтобы решать разнообразные специфические задачи. Возможные виды электронного документооборота в компании:

О сильных и слабых сторонах отдельных видов электронного документооборота узнайте далее.

Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведение

Переход на электронный документооборот в компании требует серьезной предварительной подготовки. Здесь вырисовывается и первый существенный минус — немалые материальные, трудовые и иные затраты на этапе внедрения системы:

Кроме того, понадобится внести корректировки в учетную политику, отразив в ней перечень документов (связанных с налоговым и бухгалтерским учетом), участвующих в электронном документообороте, список сотрудников, имеющих право их подписи и иные важные нюансы (способы хранения документов, доступа, передачи и т. д.).

После внедрения системы (в процессе ведения электронного документооборота) необходим постоянный контроль за исполнением установленных регламентов и правил, обновлением ПО и др.

Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота

Об основных преимуществах электронного документооборота узнайте из схемы ниже:

Восхваляя электронные системы документооборота, нельзя игнорировать и его слабые стороны, которые могут свести к нулю все его достоинства:

Отдельно остановимся на таких важных составляющих любого документооборота компании, как кадровый и бухгалтерский электронный документооборот.

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Кадровый электронный документооборот представляет собой систему формирования, накопления и обмена кадровыми электронными документами как для целей самой компании, так и для информационного обмена с заинтересованными сторонами.

Элементы законодательно закрепленного кадрового электронного документооборота сейчас уже действуют: можно оформлять в электронной форме трудовые договоры с дистанционными сотрудниками, если у них есть электронная подпись (ст. 312.3 ТК РФ).

В скором времени стоит ожидать повсеместного внедрения кадрового электронного документооборота. Минтруд уже проводит эксперимент по данной теме (приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194):

Для работников эта система также выгодна: они смогут без посещения кадровой службы запрашивать в электронном виде документы и заключать договоры.

В последнее время все чаще ведутся разговоры об одной из форм электронного взаимодействия работодателя и работника, а также иных заинтересованных лиц — повсеместном внедрении электронных трудовых книжек.

Подробности об этом см. в материале «Электронные трудовые книжки — все за и против».

Переход на электронный документооборот в кадровой сфере в скором времени позволит проходить трудовые проверки дистанционно через интернет.

Его основной существенный недостаток — невозможность сразу перевести весь объем документов в электронную форму, так как отдельные кадровые документы должны обязательно содержать личную подпись работника для обеспечения должного правового обеспечения взаимоотношений работодателя и работника. А чтобы обязать работника оформить электронную подпись, понадобится время и законодательные инициативы.

Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота

Финансовые службы, в частности бухгалтерские структуры, в наибольшей степени зависят от качественного и быстрого документооборота. Этим подразделениям электронный документооборот позволяет:

1. Систематизировать и автоматизировать работу бухгалтерии.

Преимуществами бухгалтерского электронного документооборота мы пользуемся уже довольно долгое время. Возможность формировать и обрабатывать электронные документы в специализированных учетных программах позволяет не только сократить трудозатраты, но и избежать ошибок на всех этапах создания и обработки документов (программа не позволит сделать ошибку или сразу ее выявит).

1. Решать внутрикорпоративные задачи.

Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/preimuwestva_elektronnogo_dokumentooborota/

Есть ли минусы у электронного документооборота?

Электронный документооборот все чаще внедряется в крупный и малый бизнес, а также в государственные структуры. Переход с ручного режима работы с документами на электронный и автоматизированный сегодня практикуется повсеместно. В этой статье мы разберемся, что такое электронный документооборот, каковы его главные преимущества и выясним, есть ли у него недостатки.

Что такое электронный документооборот?

Данная система автоматизации бизнеса представляет собой комплекс мероприятий по управлению любыми типами документов, начиная от их создания, заканчивая архивацией.

Ключевым отличием электронного документооборота от бумажного является перенос всего процесса работы с документами на IT-платформу.

Такой документооборот позволяет с легкостью управлять и договорным процессом – от момента разработки договора в системе, согласования и до его исполнения.

Принцип работы электронного документооборота

Главным принципом работы с электронным документооборотом является создание единой базы документов, что заранее исключает возможность потери или повторного создания того или иного документа. Система мгновенного поиска файла по его различным параметрам позволяет найти необходимый документ даже при владении ограниченной информацией о нем.

При создании любого документа система электронного документооборота позволяет выполнять сразу несколько операций в системе.

А это значительно сокращает время работы, затраченное на обработку документа, а также помогает определить ответственное лицо на каждом этапе его движения.

Создание шаблонов для разных типов документов значительно экономит время работы с ними, а также минимизирует допущение ошибок при их создании.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Одним из главных плюсов электронного документооборота является возможность упорядочить весь процесс работы с документами. Вы сможете в любой момент определить их статус и ответственное лицо.

В отличие от работы с бумажным документооборотом сотрудник не сможет потерять документ или присвоить ему один и тот же номер, так как в системе электронного документооборота это происходит автоматически.

Увеличение скорости работы с документами – еще один важный момент при внедрении электронного документооборота. Файл мгновенно попадает к нужному сотруднику, ответственному за тот или иной этап работы с документом.

Организация удаленного доступа к электронной базе данных документов позволяет всегда иметь при себе необходимый файл, где бы вы ни находились.

Система безопасности электронного документооборота находится на высоком уровне и надежно защищает ваши документы от несанкционированного доступа.

Если говорить о минусах электронного документооборота, то к ним можно отнести лишь затраты на внедрение платформы в бизнес и время, которое потребуется сотрудникам компании на то, чтобы привыкнуть к новой системе работы с документами.

В случае если ваш бизнес малого или среднего размера, либо если вы только вышли на рынок, то вы можете значительно сэкономить время перехода на электронный документооборот при оцифровке небольшого объема уже имеющихся у вас бумажных документов. Кроме того, именно сейчас вы можете выбрать электронный документооборот нового поколения, систему с интеллектуальным управлением.

Например, разработка Flexbby One с роботизированной технологией от компании Flexbby управляет процессом документооборота в автоматическом режиме. Интеллектуальный робот самостоятельно осуществляет запуск процессов согласования документов и контролирует их исполнение.

Несколько лет назад подобные технологии не были представлены на рынке систем автоматизации бизнеса, поэтому большинство компаний все еще пользуется классическими программами электронного документооборота. Их функционал не столь обширен и разнообразен, как возможности системы Flexbby One.

Источник: https://flexbby.com/ru/content/est-li-minusy-u-ehlektronnogo-dokumentooborota/

Правила документооборота в электронном виде плюсы и минусы

Плюсы и минусы использования электронного документооборота

используется для сдачи отчетности в электронном виде. Отметим, что с 1 июля 2012 г.

№ 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее – Закон № 63-ФЗ). Напомним, что в настоящее время установлено три вида электронной подписи (ст. 5 Закона № 63-ФЗ):

1. квалифицированная электронная подпись позволяет приравнять документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, к документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Она используется при отправке отчетности в налоговые органы через Интернет и работе через клиент-банк. Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.
2. простая электронная подпись – это логины, пароли, коды подтверждения и прочие средства идентификации, например в электронном кошельке;
3. неквалифицированная электронная подпись используется в тех случаях, когда наличие на документе печати необязательно, например при оформлении договора аренды. Эта подпись может быть получена с применением ключа подписи и должна обеспечивать обнаружение изменений, внесенных в электронный документ после момента его подписания. Неквалифицированная электронная подпись создается с помощью средств криптошифрования (ст. 12 Закона № 63-ФЗ);

Следует иметь в виду, что если в соглашении между двумя сторонами достигнута договоренность о применении неквалифицированной электронной подписи, то первичные документы с такой подписью могут иметь место в бухгалтерском, но не в налоговом учете.

Это связано с тем, что НК РФ содержит указания только на применение электронной цифровой подписи (т.е.

квалифицирован­ной). К тому же в электронном варианте документов количество подписей в два раза меньше. Так, если в счете-фактуре организации преду­смотрены подпись руководителя и главного бухгалтера, то в электронном счете только руководителя (приказ Федеральной налоговой службы от 5.03.12 г.

N ММВ-7-6/138@

«Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»

).

К минусам применения электронного документооборота можно отнести следующее:

1. «дистанционный» обмен
2. поставщик и покупатель должны иметь одного оператора (для пользователей «1С» пока Такском), так как другие операторы пока не готовы предоставить услуги по электронному обмену документами;
3. другие версии бухгалтерской программы «1С» для электронного документооборота пока невозможно использовать. К ним, в частности, относятся более ранние версии – 7 и 8;

Электронный документооборот: как оформить?

Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред.

Источник: https://De-Jure-Sochi.ru/pravila-dokumentooborota-v-ehlektronnom-vide-pljusy-i-minusy-45918/

Электронный документооборот – стоит ли игра свеч?

Статьи

• Половина рабочего времени уходит на поиск необходимой информации и только 10 % на ее изучение.
• Около 8 % документов попросту теряется.

Компания Advanced Processing & Imaging, проведя свое исследование, пришла к выводу, что небольшое предприятие, состоящее из 20 сотрудников, тратит на копирование или печать различных документов около $180 000. Достаточно внушительная цифра, чтобы задуматься об электронном документообороте.
Электронный документооборот упрощает работу с информацией
Особенно активно внедряются информационные технологии в Сингапуре. Например, все телеграфные отделения были закрыты еще в 2002 году, поскольку эти услуги оказались больше не востребованы.

Преимущества

Электронный документооборот имеет ряд существенных преимуществ:

• Он обеспечивает прозрачность и эффективный контроль над созданием, получением и исполнением документов, максимально ускоряет бизнес-процессы;
• На практике часть поручений работниками просто не выполняется. СЭД позволяет контролировать не только процесс работы, но и ее результат;
• Сокращение времени на рассылку, поиск и создание документов. Система способна самостоятельно создавать реестры, отчеты и сводки, что положительно сказывается на оперативности работы компании;
• Любое предприятие серьезное внимание уделяет сохранению конфиденциальности. Утеря ценной информации может привести к миллионным потерям. Бумажные документы достаточно просто изъять и передать на сторону. СЭД не может полностью исключить такие ситуации, но она четко регламентирует доступ к информации в зависимости от полномочий работника. При этом всегда можно проконтролировать, кто пользовался или вносил изменения в конкретные документы;
• СЭД максимально ускоряет процедуру ознакомления сотрудников с новыми документами и обеспечивает работу компании в едином информационном пространстве.

Недостатки

Система электронного документооборота не лишена определенных недостатков:

• Главным ее минусом является опасность проникновения вируса на компьютерах компании и последующая утеря всей информации. Чтобы обезопаситься, понадобится система резервирования;
• Еще одним недостатком является неподготовленность кадров к внедрению такой системы. Многие работники не обладают достаточными знаниями для грамотной работы в СЭД. Между тем, от этого зависит бесперебойность ее функционирования;
• Внедрение электронного документооборота требует значительных финансовых вливаний;
• Следует отметить, что в России или СНГ еще не сформировалось единое информационное пространство. Соответственно, далеко не с каждым предприятием можно вести электронный документообмен;
• Существуют определенные ограничения для внедрения СЭД. Например, для любого отдела кадров необходима личная подпись работника на ряде документов. Порядок ведения трудовых книжек также строго регламентирован.

Не все предприятия способны поддерживать обмен электронными документами

Система электронного документооборота полезна в первую очередь для крупных предприятий, имеющих разветвленную структуру подразделений.

Она может повысить эффективность их функционирования, но имеющиеся на данном этапе недостатки тормозят процесс ее внедрения.

СЭД требует серьезной доработки, а пока ее становление продолжается, черно-белые и цветные лазерные принтеры для рабочих групп будут по-прежнему востребованы.

Источник: http://superzapravka.ru/articles/poleznaja-informacija/elektronnyj-dokumentooborot-stoit-li-igra

Минусы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота также позволяет повысить уровень конфиденциальности. Каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редактирование документа, либо полные права.

Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в любой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в них. Вообще, проблема конфиденциальности стоит очень остро. Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой миллионные убытки.

Ведь бумажные документы можно без проблем изъять из папки и всю информацию передать на сторону.

Важно

Организация, которая решила использовать электронные счета-фактуры, должна предпринять следующие шаги.

Во-первых, заключить договор с оператором электронного документооборота, обеспечивающим обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Отметим, что оператор должен входить в сеть доверенных операторов электронного документооборота, организатором которой выступает ФНС России.

Участие оператора в такой сети означает, что он гарантирует выполнение требований нормативных правовых актов, регулирующих информационное взаимодействие между участниками юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи (п.

Электронный документооборот: плюсы и минусы

2.

Плюсы и минусы использования электронного документооборота

Внимание

Это повышает мобильность сотрудников, которые могут работать удаленно. Организация. Электронные документы легче упорядочивать, искать и редактировать. Гораздо проще и быстрее найти нужный файл в компьютере, чем копаться в кипе бумаг.

Экология. В России вопросы экологии пока в бизнесе не очень в моде, но все же отказ от использования офисной бумаги позволит спасти немало деревьев. Подумайте об экологически вредном производстве и утилизации картриджей, а также об электроэнергии, потребляемой принтерами. Минусы Непрерывность. К цифровым данным можно легко получить доступ, но также легко их можно и потерять.

Если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, хранящиеся на нем. Чтобы не потерять данные нужно использовать внешнюю систему резервного копирования. Безопасность. Конфиденциальность информации является серьезной проблемой безбумажных офисов.

Электронные первичные документы: плюсы и минусы

На основе многолетних практик внедрения типовых редакций ТЕЗИС — Базовой и Стандартной сложилась следующая схема:

• Установка системы — максимум 1 рабочий день.
• Обучение администратора системы —1 рабочий день.
• Настройка системы — 5-10 рабочих дней.
• Обучение пользователей — количество дней зависит от количества групп пользователей, максимум 5 рабочих дней.
• Опытная эксплуатация — 22 рабочих дня.

На этом внедрение считается завершенным, и система переходит в промышленную эксплуатацию «На практике этапы внедрения «коробки» происходят куда быстрее. На установку выделяется 4 часа, еще 4 — на обучение администратора, и еще 4 — на обучение одной группы пользователей», — комментирует Екатерина Королева, ведущий специалист технической поддержки ТЕЗИС.

Электронный документооборот в компании — плюсы и минусы

ИТ и бизнес Идея отказаться от бумажного документооборота обсуждается очень давно. Новые технологии позволяют практически полностью отказаться от бумаги. Но это не означает, что данное решение подойдет любой компании и его так легко осуществить.

К сожалению, пока возможность электронного документооборота ограничена законодательно, да и пользователи к такому режиму пока не готовы. Рассмотрим плюсы и минусы электронного документооборота. Плюсы Экономия. Отказ от бумажного документооборота может дать значительную экономию средств.

Подумайте, сколько вы ежемесячно тратите на бумагу, чернила, оплату почтовых услуг и т.п. К тому же эти документы нужно где-то хранить. Все это может встать вам в копеечку. Доступ. Электронный документооборот предполагает цифровой формат всех документов.

Их можно хранить в облаке, получая доступ к данным через веб-приложения.

/ электронный документооборот

Выбор между «стандартным» и «проектным» внедрением достаточно сложен для компаний, ищущих пути ускорения работы с документами и перехода на «безбумажный» документооборот.

Что важнее — автоматизировать обработку документов, затратив минимальный бюджет и сроки, или же упростить сотрудникам работу, используя максимально адаптированное под потребности бизнеса решение? В данной статье мы рассмотрим плюсы и минусы СЭД на примере проектов внедрения трех редакций системы ТЕЗИС — Базовой, Стандартной и Расширенной. Кратко о них можно почитать здесь, а подробный обзор — ниже.

Функциональность СЭД в разных редакциях От выбора варианта внедрения СЭД напрямую зависит результирующая функциональность.

Плюсы и минусы сэд в разных редакциях

Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обучения новых сотрудников и внедрение новых процессов в компанию.

Внедрение новых инструкций и положений при электронном документообороте происходит значительно быстрее, нежели информирование каждого сотрудника по-отдельности и ознакомление его с бумажными документами. Электронный документооборот повышает корпоративную культуру.

Все структуры компании работают в едином информационном пространстве, что позволяет практически каждого сотрудника вовлечь в корпоративные процессы. Существование электронного документооборота на предприятии позволяет быстрее адаптироваться к изменениям на рынке международных стандартов.

При возникновении новых стандартов компания, работающая в системе электронного документооборота, может изменить свои документы под новый шаблон, что повышает уровень конкурентоспособности на рынке.

Документооборот

В случае ТЕЗИС — это визуальный конструктор процессов.

• Инструменты для создания различных отчетов, в том числе графических.
• Возможность использования ЭП (усиленной неквалифицированной).
• Модуль распознавания текста.

Опционально Стандартная редакция системы также предлагает шлюз с корпоративным порталом и возможность использования мобильной версии. Наиболее широкий набор возможностей у Расширенной редакции, предполагающей тонкую настройку решения.

Помимо всего вышеуказанного, она дает возможность прямой модификации программного кода и поддерживает сложные многосерверные архитектуры, чтобы сделать систему максимально масштабируемой, производительной и адаптированной под конкретную компанию.

Совместно с ключевыми пользователями системы на территории заказчика проводится изучение и анализ бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать. Результат обследования фиксируется и согласовывается.

• Разработка и согласование функциональной спецификации (ФС). На основании полученной по итогам обследования информации разрабатывается и согласовывается функциональная спецификация будущей системы документооборота, включающая в себя описание автоматизируемых бизнес-процессов, дизайн форм и требования к системе.
• Настройка и расширение типовой функциональности системы ТЕЗИС, согласно ФС. Кроме работ по настройке системы, указанных в типовом плане внедрения, осуществляются работы по настройке и доработке СЭД ТЕЗИС согласно требованиям утвержденной функциональной спецификации.
• Передача настроек, демонстрация системы.

Недостатки электронного документооборота

Следует отметить, что электронный документооборот имеет и свои недостатки. Существенным минусом системы электронного документооборота является проблема сохранности документов. Ведь в любой момент в компьютер может проникнуть вирус, не сработать система сохранения документов.

Проблему можно решить созданием системы резервирования. Одним из минусов системы электронного документооборота являются кадры, или персонал, который занят в системе.

Человеческий фактор здесь особенно важен, ведь от качественной работы квалифицированного персонала будет зависеть дальнейшее бесперебойное функционирование системы.

Недостатки электронного документооборота по сравнению с бумажным

Более того, она имеет уникальный механизм расширения, благодаря которому все модификации, сделанные на одной версии системы, будут совместимы с новой версией при обновлении.

Это позволяет автоматизировать на базе СЭД совершенно уникальные и несвойственные данной группе систем процессы, что может быть важно для компаний, которым требуется специфический документооборот.

Стандартная редакция также удовлетворяет большинство потребностей в расширении функциональности системы, в частности, в самом важном — создании новых бизнес-процессов и отчетов. Визуальный дизайнер бизнес-процессов, встроенный в СЭД, позволяет прокладывать новые маршруты движения и обработки документов, причем без применения каких-либо средств программирования.

Источник: https://vip-real-estate.ru/2018/05/06/minusy-elektronnogo-dokumentooborota/

Обмен электронным документами плюсы и минусы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Обмен электронным документами плюсы и минусы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Она используется при отправке отчетности в налоговые органы через Интернет и работе через клиент-банк.

Действительно, оптимальным вариантом организации ЭДО является внедрение во всех организациях автоматизированных систем, включающих локальную вычислительную сеть, средства доступа в интернет, определенное количество компьютеров (серверов и рабочих станций) и, наконец, специализированный программный комплекс, именуемый системой электронного документооборота (СЭД).

Плюсы и минусы сэд в разных редакциях: Итоги

Переход на электронный документооборот не является универсальным решением, его целесообразность зависит от специфики компании. Оцените преимущества этого перехода и организуйте процесс, который будет способствовать повышению производительности вашей работы.
Есть еще один аспект (сразу не скажешь минус или плюс) у электронного документооборота! После его внедрения увеличивается поток документов, т.к. уменьшаются временные и трудозатраты на ввод документа в систему. В результате то, что раньше решалось звонком, запросом по электронной почте и т.п. начинает попадать в электронный документооборот и получать легитимность.

С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.

С появлением технологии блокчейна некоторые эксперты в области ЭДО заговорили о возможном его использовании. Суть блокчейна заключается в прозрачности и безопасности любых транзакций. Теоретически это применимо и к документообороту. Но пока что это только рассуждения и не более.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Но здесь нужно учитывать три вещи. Во-первых, наличие СЭД является желательным, но вовсе не обязательным условием перехода на ЭДО.

Таким образом, объемы функциональных возможностей нарастают от редакции к редакции.

В данному критерию плюсов и минусов СЭД явно выигрывают Стандартная и Расширенная редакции системы, причем Расширенная редакция условно получает три плюса, Стандартная — два, а Базовая — один.

Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существеннейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей.

Выбор между «стандартным» и «проектным» внедрением достаточно сложен для компаний, ищущих пути ускорения работы с документами и перехода на «безбумажный» документооборот. Что важнее — автоматизировать обработку документов, затратив минимальный бюджет и сроки, или же упростить сотрудникам работу, используя максимально адаптированное под потребности бизнеса решение?

Баллы в данном случае можно распределить так: Базовая редакция — три плюса, Стандартная — два плюса, Расширенная — один. Качество внедрения СЭД От качественно проведенного внедрения зависит стабильная работа системы в будущем. Поэтому нелишним при выборе между стандартным и проектным внедрением будет рассмотреть предложения поставщика по внедрению той или иной вариации своего продукта.

Как правило, обмениваются не только документами по НДС (счетами-фактурами), но и документами налогового учета, рассматриваемыми в качестве первичных по налогу на доходы (накладными, актами, счетами, заказами и т.д.).

Между тем, как показывают международные исследования, внедрение электронного документооборота позволяет сократить время обработки документов на 70%, а общая экономия составляет 2—3% валового оборота компании. Преимущества электронного документооборота Прежде всего, это сокращение издержек компаний.

Функциональность сэд в разных редакциях

Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение технических процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления.

Кроме того, везде есть свои нюансы. Так, в бумажных документах возможны опечатки, но зато они «живые», перед глазами. Сегодня на небольшие помарки в налоговых органах закрывают глаза.

Следует иметь в виду, что если в соглашении между двумя сторонами достигнута договоренность о применении неквалифицированной электронной подписи, то первичные документы с такой подписью могут иметь место в бухгалтерском, но не в налоговом учете.

Опционально Стандартная редакция системы также предлагает шлюз с корпоративным порталом и возможность использования мобильной версии.

Это логично, учитывая ст. 312.2 ТК РФ, где говорится о дистанционной работе.Такой поворот дела представляется наиболее закономерным в правовом поле развития ЭДО.
Что касается трудовых договоров, которые уже могут быть электронными, то в недалеком будущем стоит ожидать полного отказа от бумажных копий.

Помимо этого, СЭД ТЕЗИС предлагает в качестве дополнительного бонуса приложение ТЕЗИС:Помощник, которое своевременно напомнит о новых событиях (согласование документа, исполнение поручения и т.п.), актуальных для текущего пользователя, а также обеспечит удобную работу с Microsoft Office за счет имеющейся интеграции.

В ГОСТе Р 6.30-2003 прописаны рекомендации по оформлению документов, составу реквизитов, расположению подписи и прочему. Хотя по закону ГОСТ не обязателен, а используется больше как образец, всё-таки на него стоит ориентироваться. Особенно тем компаниям, которые работают с госструктурами, участвуют в госзакупках и тендерах.

К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.

Кроме того, ваши сотрудники должны уметь работать с этими системами. Время. Переход на документооборот невозможно осуществить за одну ночь. Вам нужно учесть последствия отказа от бумажных документов.
Такая практика «гибридного делопроизводства» лишь увеличивает нагрузку на службы ДОУ, вынужденные проводить те же действия параллельно с бумажной и электронной версиями каждого документа.

Таким образом, традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков.

Электронный документооборот: взгляд с разных сторон

При электронном документообороте документы создаются с помощью компьютеров или мобильных устройств, подписываются электронной подписью и обрабатываются с помощью компьютерного оборудования. Схема движения таких документов и их обработки составляет суть электронного документооборота.

Физикам еще можно это воровство (сбор за какую-то лицензию) как-то опротестовать законом о защите прав потребителей, а юрикам куда? в ФАС?

Это не слишком эффективно, но зато дешево и, главное, позволяет использовать основные преимущества документов в электронном виде: возможность неограниченного тиражирования, быстрой доставки, удобство поиска.

Бухгалтер в программе делает бухгалтерскую запись: Д-т 62, К-т 90, регистрирует счет-фактуру, с помощью специального криптографического программного обеспечения подписывает его своей электронной подписью и загружает в программу оператора электронного документооборота, который в свою очередь отправляет счет-фактуру контрагенту продавца, имеющего свой идентификатор.

Недостатки электронного документооборота

Вопрос безопасности занимает принципиально важное место при организации работы с документами. Нежелательные действия могут привести к наихудшим последствиям и огромным убыткам. Особенно остро эта проблема стоит при бумажном делопроизводстве, когда документ достаточно легко взять и отдать третьему лицу.

Вчера позвонили с торговой площадки и стали объяснять, что на моем счету какая-то задолженность. Удивился. Вроде все хорошо было.

Электронный документооборот — это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу. Система не может быть внедрена «с нуля», поскольку, затронув почти все основные стороны деятельности, внедрение может вызвать долговременный паралич в деятельности.

Кто еще не в теме обратите внимание. Какие-то уведомления про эту систему были в сентябре-окрябре 2014 года.(только сейчас их разглядели см. ниже) Учувствовали в торгах, деньги за участие закидывали. А как успешно торги выиграли они нам сразу дополнительно минус 4750 нарисовали. Т.е. вам еще этот минус может и не выкатили, но потом могут выкатить.

Конфиденциальность информации является серьезной проблемой безбумажных офисов. Можно использовать локальные сервера, шифрование и ограниченный доступ. Некоторые документы нужно обязательно иметь в бумажном варианте.

Чтобы выражать свое мнение в х и статьях, оценивать публикации, посещать мероприятия сообщества. А самое главное — вы получите доступ к закрытым разделам сообщества с записью вебинаров, презентациями, шаблонами нужных в работе документов и многому другому.

Попробуйте обновить страницу.’,’JS_CORE_VIEWER_AJAX_CONNECTION_FAILED’:’При попытке открыть файл возникла ошибка. Пожалуйста, попробуйте позже.’,’JS_CORE_VIEWER_AJAX_OPEN_NEW_TAB’:’Открыть в новом окне’,’JS_CORE_VIEWER_AJAX_PRINT’:’Распечатать’,’JS_CORE_VIEWER_TRANSFORMATION_IN_PROCESS’:’Документ сохранён.

На основе многолетних практик внедрения типовых редакций ТЕЗИС — Базовой и Стандартной сложилась следующая схема:

• Установка системы — максимум 1 рабочий день.
• Обучение администратора системы —1 рабочий день.
• Настройка системы — 5-10 рабочих дней.
• Обучение пользователей — количество дней зависит от количества групп пользователей, максимум 5 рабочих дней.
• Опытная эксплуатация — 22 рабочих дня.

Электронное делопроизводство имеет и ряд минусов. Например, сохранность документов в электронном виде – это вопрос, которому стоит уделить особое внимание.

Источник: https://911avtorazbor.ru/transportnoe-pravo/6832-obmen-yelektronnym-dokumentami-plyusy-i-minusy.html

Электронный документооборот: как оформить? | Портал Про ЭЦП

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица: Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборота

Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита

Минусы электронного документооборота

Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве.

Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек.

Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет.

Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

Источник: https://proecp.ru/statyi/35/3279/

Электронный документооборот

Электронный
документооборот – плюсы и минусы.

Переход
на электронный документооборот — не
российская, а общемировая тенденция.
Во многих странах на законодательном
уровне установлено, что компании обязаны
в определенных случаях применять
электронные документы.

Так, в Австрии
электронные документы используются
при заемных и арендных операциях, в
Бразилии — в розничной торговле, табачной
и автомобильной промышленности.

В Корее
отказ выпустить электронный счет
обернется штрафом в размере 2% от суммы
операции, а отказ от передачи электронного
документа — штрафом в размере 1% от суммы
операции.

Между
тем, как показывают международные
исследования, внедрение электронного
документооборота позволяет сократить
время обработки документов на 70%, а общая
экономия составляет 2—3% валового оборота
компании.

Преимущества
электронного документооборота

Прежде
всего, это сокращение издержек компаний.
Отпадает необходимость в затратах на
приобретение бумаги, расходных материалов
для печати (чернил, картриджей и т.д.).
Не надо выделять огромные площади для
хранения бумажных документов и нести
расходы по сдаче документов в архив.

Поскольку
передача электронного документа
происходит почти мгновенно, причем
независимо от местонахождения контрагента,
внедрение электронного документооборота
способствует ускорению оплаты счетов,
а значит, увеличению оборачиваемости
денежных потоков, что в конечном итоге
увеличит доходы компании.

Кроме
того, сокращается количество споров
между контрагентами, так как электронный
документооборот между ними обычно
осуществляется не напрямую, а через
третьих лиц (операторов). И просто так
обвинить контрагента в его недобросовестности
по передаче документов не получится.

Нюансы
применения электронных счетов-фактур

С
23 мая 2012 г. российские налогоплательщики
получили возможность обмениваться
электронными счетами-фактурами. С этой
даты вступил в силу приказ ФНС России
от 05.03.

2012 № ММВ-7-6/138 «Об утверждении
форматов счета-фактуры, журнала учета
полученных и выставленных счетов-фактур,
книги покупок и книги продаж, дополнительных
листов книги покупок и книги продаж в
электронном виде».

Документ закрыл
последнюю брешь в законодательстве, не
позволявшую применять электронные
счета-фактуры в хозяйственной практике.

Во-первых,
заключить договор с оператором
электронного документооборота,
обеспечивающим обмен открытой и
конфиденциальной информацией по
телекоммуникационным каналам связи в
рамках электронного документооборота
счетов-фактур между продавцом и
покупателем.

Отметим, что оператор
должен входить в сеть доверенных
операторов электронного документооборота,
организатором которой выступает ФНС
России.

Участие оператора в такой сети
означает, что он гарантирует выполнение
требований нормативных правовых актов,
регулирующих информационное взаимодействие
между участниками юридически значимого
документооборота счетов-фактур в
электронном виде по телекоммуникационным
каналам связи с использованием электронной
подписи (п. 5.

1 Временного положения о
Сети доверенных операторов электронного
документооборота, утвержденного приказом
ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253). На сайте
ФНС России можно найти реестр операторов,
обеспечивающих электронный документооборот
счетов-фактур между продавцом и
покупателем. На 8 июня 2012 г. в него входит
13 операторов, 12 из которых уже подали
документы на включение в сеть доверенных
операторов электронного документооборота.

Во-вторых,
надо получить электронную цифровую
подпись в одном из удостоверяющих
центров, аккредитованных ­в сети
доверенных удостоверяющих центров
Федеральной налоговой службы (п. 1.

8
Порядка выставления и получения
счетов-фактур в электронном виде по
телекоммуникационным каналам связи с
применением электронной цифровой
подписи, утвержденного приказом
Минфина России от 25.04.2011 № 50н).

Перечень таких центров размещен на
официальном сайте ФНС России.

Наконец,
в-третьих, следует приобрести необходимое
программное обеспечение.

В функции
доверенного оператора входит
распространение и техническое
сопровождение программных средств для
хозяйствующих субъектов, включая
средства криптографической защиты
информации, реализующие электронный
документооборот в соответствии с
требованиями нормативных актов.

Напомним,
что в настоящее время установлено три
вида электронной подписи (ст. 5 Закона
№ 63-ФЗ):

1)простая
электронная подпись – это логины,
пароли, коды подтверждения и прочие
средства идентификации, например в
электронном кошельке;

2)неквалифицированная
электронная подпись используется в тех
случаях, когда наличие на документе
печати необязательно, например при
оформлении договора аренды.

Эта подпись
может быть получена с применением ключа
подписи и должна обеспечивать обнаружение
изменений, внесенных в электронный
документ после момента его подписания.

Неквалифицированная электронная подпись
создается с помощью средств криптошифрования
(ст. 12 Закона № 63-ФЗ);

3)квалифицированная
электронная подпись позволяет приравнять
документ, подписанный квалифицированной
электронной подписью, к документу, на
котором имеется собственноручная
подпись и печать.

Она используется при
отправке отчетности в налоговые органы
через Интернет и работе через клиент-банк.

Следует
иметь в виду, что если в соглашении между
двумя сторонами достигнута договоренность
о применении неквалифицированной
электронной подписи, то первичные
документы с такой подписью могут иметь
место в бухгалтерском, но не в налоговом
учете. Это связано с тем, что НК РФ
содержит указания только на применение
электронной цифровой подписи (т.е.
квалифицирован­ной).

К
тому же в электронном варианте документов
количество подписей в два раза меньше.

Так, если в счете-фактуре организации
преду­смотрены подпись руководителя
и главного бухгалтера, то в электронном
счете только руководителя (приказ
Федеральной налоговой службы от 5.03.12
г.

N ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов
счета-фактуры, журнала учета полученных
и выставленных счетов-фактур, книги
покупок и книги продаж, дополнительных
листов книги покупок и книги продаж в
электронном виде»).

• К
  минусам применения электронного
  документооборота можно отнести следующее:
• другие
  версии бухгалтерской программы «1С»
  для электронного документооборота пока
  невозможно использовать. К ним, в
  частности, относятся более ранние версии
  – 7 и 8;
• поставщик
  и покупатель должны иметь одного
  оператора (для пользователей «1С» пока
  Такском), так как другие операторы пока
  не готовы предоставить услуги по
  электронному обмену документами;
• «дистанционный»
  обмен будет возможен далеко не со всеми
  контрагентами, а это означает, что
  придется осуществлять двойной контроль
  за документами: отдельно – за бумажными,
  отдельно – за электронными документами.

Кроме
того, везде есть свои нюансы. Так, в
бумажных документах возможны опечатки,
но зато они «живые», перед глазами.
Сегодня на небольшие помарки в налоговых
органах закрывают глаза.

Электронные
же документы, которые в принципе
передаются мгновенно, можно ожидать в
течение 5 дней, поскольку на действие
каждой стороны отводится по одному
рабочему дню.

Это может быть связано с
разной продолжительностью рабочего
дня, с разницей в часовых поясах и т.д.

Источник: https://studfile.net/preview/4410872/