Работа секретарем — основные преимущества и недостатки

Предлагаем вам разобраться, что же на самом деле скрывается за скромной деятельностью работника секретариата. Какими бывают разновидности этой профессии? Какими навыками и умениями должен обладать секретарь, и существуют ли перспективы развития?

Работа секретарем — основные преимущества и недостатки

При выборе профессии многие руководствуются престижностью специальности, возможностью карьерного роста и уровнем оплаты труда.

Работа секретарем, к сожалению, не входит в список престижных и высокооплачиваемых профессий.

Мало того, ее представителей нередко относят к низшей категории сотрудников, поскольку бытует мнение, что с обязанностями секретаря может справиться каждый, даже тот, кто не имеет особых навыков и образования.

Однако думающий человек с уверенностью скажет, что секретарь не только ответственная, но и очень тяжелая профессия. И, прежде всего потому, что секретарь – лицо компании, занимающее довольно значимую позицию и, в некоторой степени, являющееся посредником между начальством, подчиненными и клиентами.

Предлагаем вам разобраться, что же на самом деле скрывается за скромной деятельностью работника секретариата. Какими бывают разновидности этой профессии? Какими навыками и умениями должен обладать секретарь, и существуют ли перспективы развития?

Кто такой секретарь?

Работа секретарем — основные преимущества и недостатки

Профессия секретаря появилась много веков назад. В истории Древнего Рима упоминается слово «secretarius» — человек, который осведомлен обо всех делах патриция; советник, держащий все секреты в строжайшей конфиденциальности. Кроме того, к представителям этой профессии относились писари и летописцы, фиксировавшие хронологическую последовательность событий и осуществлявшие записи распоряжений и указов царей.

В российской истории секретари приобрели особое значение при дворе Петра I, который выдвигал к ним жесткие требования. В его понимании эту должность мог занимать исключительно образованный мужчина, дворянин знатного рода. Некоторые изменения в требования внесла Екатерина II, включив в перечень обязанностей секретаря такие качества, как наглость и изворотливость.

В современном понимании слово «секретарь» подразумевает офисного сотрудника с широким спектром обязанностей, направленных преимущественно на организацию эффективной административной и управленческой деятельности фирмы.

Как правило, секретарь – это «правая рука» начальства, лицо компании, знающее все нюансы ее деятельности. Объем требований, предъявляемых кандидатам, во многом зависит от уровня предприятия или организации, и их перечень может варьироваться исходя из потребностей руководителя.

К основным должностным обязанностям относится:

  • просмотр и сортировка корреспонденции, почты;
  • прием телефонных звонков;
  • обеспечение офиса необходимыми для работы предметами;
  • общение с посетителями;
  • организация встреч руководителя и планирование его рабочего времени;
  • протоколирование совещаний или собраний;
  • организация командировок (бронирование отелей и билетов) и т.д.

На сегодняшний день работников секретариата принято подразделять на несколько узких специализаций, предполагающих наличие у претендентов определенных знаний:

  • Секретарь на «ресепшн». К этой должности не выдвигается особых требований, и она считается наименее престижной. Для работы не требуется специального образования, а в круг обязанностей зачастую входит распределение звонков, встреча клиентов, выполнение мелких поручений, закупка канцтоваров и прочих офисных принадлежностей.
  • Секретарь-референт. Человек, который занимает не последнее место в компании и приравнивается к должности офис-менеджера. На этой должности без специального образования не обойтись. Работа предполагает редактирование различного рода документов, подготовку проектных решений, контроль над работой других сотрудников, составление речей для выступления руководителя на мероприятиях.
  • Помощник руководителя. Очень почетная и ответственная должность, которая включает организацию работы сотрудников, решение административных и организационных проблем. Для ассистента крайне важным является знание всех дел компании, а также наличие доверительных отношений с руководителем.

Помимо указанных разновидностей, существуют несколько дополнительных специализаций со специфическими требованиями. Например:

  • Работа секретарем — основные преимущества и недостатки
    Секретарь-переводчик. Наряду с другими обязанностями, должен владеть на высоком уровне иностранным языком для участия в переговорах с зарубежными партнерами.
  • Технический секретарь. Претендент должен безупречно владеть методом «слепого» набора текста, работать с оргтехникой и телефонными звонками.
  • Судебный секретарь – работник суда, проверяющий явку людей на заседание, протоколирующий слушания, печатающий судебные акты и выполняющий поручения судьи.
  • Офис-секретарь отвечает за административно-хозяйственные вопросы: выполнение распоряжений руководителя, встреча партнеров, ведение переписки, организация командировок.
  • Делопроизводитель – человек, систематизирующий документацию, оформляющий счета, регистрирующий корреспонденцию и работающий с архивом.

Какими личностными качествами должен обладать секретарь?

Поскольку специфика работы секретаря предполагает помощь руководителю в ведении дел, хороший специалист отличается, в первую очередь, ответственностью и пунктуальностью. Немаловажное значение имеет его внимательность, исполнительность и организованность – это позволяет избежать недоразумений при составлении документации и распорядков.

Секретарю должны быть присущи такие качества, как опрятность, аккуратность, доброжелательность, умение налаживать контакт с людьми, что обусловлено необходимостью взаимодействия с руководством, клиентами и коллективом.

Ну а поскольку секретарь является лицом компании, приятная внешность – неотъемлемый критерий.

Безусловно, это совсем не значит, что на эту должность подходит исключительно девушка модельной внешности, здесь важно чувство стиля и наличие вкуса.

Стоит заметить, что секретарями, как правило, становятся женщины. Считается, что они более гибкие и стрессоустойчивые, а также могут сделать офис более уютным.

Преимущества профессии секретарь

Среди основных преимуществ профессии секретарь можно отметить:

  • стабильность;
  • приобретение полезных навыков общения;
  • новые знакомства;
  • работа в комфортном офисе;
  • возможность совмещения с учебой или работой.

Эта работа не относится к самым высокооплачиваемым.

Чаще всего уровень оплаты зависит от региона проживания, уровня квалификации кандидата и размеров компании – согласно статистическим данным средняя зарплата секретарей колеблется в пределах от 15 до 60 тысяч рублей. Хороший специалист, работающий в крупной компании, может рассчитывать на вполне приличную, даже по меркам большого города, зарплату.

Недостатки профессии секретарь

Работа секретарем — основные преимущества и недостатки

Не стоит думать, что профессия секретаря состоит исключительно из преимуществ – она включает немало нюансов, которые не могут не огорчать. В первую очередь, это касается отсутствия перспективы развития. Как правило, руководители не желают расставаться с хорошими сотрудниками, поэтому не продвигают их по службе. Хотя случается, что секретарей все же оценивают по достоинству и повышают. Но этого могут добиться только те, кто продемонстрировал трудолюбие, ответственность и хорошее знание своего дела.

Среди основных недостатков профессии секретарь можно также отметить:

  • ненормированный рабочий день;
  • монотонная работа, в случае занятости на мелких предприятиях;
  • необходимость «держать лицо» в любых ситуациях.

Где можно получить профессию секретарь?

Российские ВУЗы не предлагают обучение по направлению «секретариат». А зря, поскольку для руководителей все чаще становится важным уровень образования их помощников. Именно поэтому сегодня преимуществом обладают кандидаты с дипломом в области филологии, психологии, коммуникации и другими сопутствующими направлениями.

Базовые навыки секретарского дела можно получить в колледжах и техникумах. Учебные заведения осуществляют подготовку в течение 1-3 лет для учащихся, окончивших 11 или 9 классов школы соответственно.

Также освоить профессию секретаря можно на специализированных курсах – здесь желаемый сертификат можно получить гораздо быстрее.

Однако сегодня рынок переполнен предложениями, и не все они обеспечивают качественное образование, поэтому к выбору образовательной организации нужно подходить очень внимательно.

Подписывайтесь на наш Telegram, чтобы быть в курсе важных новостей в сфере образования.

Материал полезен?

Источник: https://fulledu.ru/articles/1276_sekretar.html

Всё о профессии секретаря — Статьи — Rjob.ru

Секретарь – это административный офисный работник, имеющий широкий функционал от помощи руководителю до обеспечения жизнедеятельности офиса.

24 апреля отмечается международный день секретаря. Впервые этот праздник начали отмечать в США в 1952 году благодаря усилиям нью-йоркского публициста Гарри Клемфусса.

В более широком варианте это праздник всех административных работников – офис-менеджеров, стенографистов, ассистентов руководителя и пр.

По данным статистики секретари входят в пятерку самых востребованных и популярных профессий в мире.

В народе секретарей именуют «фильтрами», это отражает суть их работы. Классические обязанности секретаря – это прием звонков, встреча посетителей, работа с документами, чай-кофе. В зависимости от того, чей это секретарь, он фильтрует и перераспределяет соответствующий поток (людей, писем, звонков и т. д.).

Виды секретарей

Секретарь – это всегда придаточное звено к офису, отделу или начальнику. Поэтому существует масса различных видов секретарей в зависимости от сферы их деятельности.

Часто функции разных секретарей так перемешиваются, что трудно выделить тип, к которому данный сотрудник принадлежит.

Но, по сути, есть два основных направления этой работы: секретарь-ресепшионист и секретарь-референт. Остальное – лишь производные от них.

Секретарь на ресепшн (reception) – это административный работник офиса. Он встречает посетителей, предлагает им чай/кофе (если это принято в компании), отвечает за звонки, поступающие на общий телефон организации, работает с курьерами, распределяет корреспонденцию.

Сейчас часть функций секретаря на телефоне взяли на себя роботы-автоответчики, которые направляют звонок клиента к соответствующему специалисту путем выбора в телефонном меню. Секретарь на ресепшн – этот тот человек, который первым встречает вас, когда вы входите в офис.

В некоторых компаниях на ресепшиониста могут ложиться еще дополнительные обязанности в виде обеспечения жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров), заказ билетов и оформление виз для сотрудников.

Секретарь-референт является секретарем руководителя. В последнее время на рынке вакансий эта должность чаще называется «помощник руководителя» или «ассистент руководителя».

  Если секретарь-ресепшионист выполняет административную работу для всего офиса, то секретарь-референт ассистирует только своему руководителю. В его обязанности входит встречать посетителей в приемной начальника, готовить чай-кофе, работать с корреспонденцией, отвечать на звонки. Секретарь-референт владеет расписанием шефа.

В зависимости от размера и структуры организации обязанности секретаря могут варьироваться от просто фильтрующего звена на входе в приемную до личного помощника руководителя. В любом случае, мера ответственности секретаря-референта гораздо выше, чем ресепшиониста.

Также в силу особенностей своей работы референт часто владеет конфиденциальной информацией. Иногда помощник руководителя занимается и делами, связанными с семьей и личными отношениями шефа.

Работа секретарем — основные преимущества и недостатки

Специфика профессии

С профессией секретаря принято связывать девушек приятной внешности, встречающих вас с улыбкой. Действительно, в подавляющем большинстве эту должность занимают женщины, благодаря своей способности выдерживать монотонную работу, быть вежливыми и услужливыми.

К тому же, работа секретаря – это всегда игра на вторых ролях, которая неприемлема для большинства мужчин. Человек должен понимать, что он все время будет в тени, а лавры достанутся руководителю.

Однако, все чаще в роли личных ассистентов руководители хотят видеть именно мужчин, которые могут стать отличными бизнес-партнерами и надежными коллегами.

Секретарь – это лицо офиса, и многим компаниям хочется, чтобы это лицо было миловидным. Поэтому внешние данные и молодой возраст — важные характеристики для работы. Бывает, что секретарями работают дамы почтенных лет, славящиеся своими  деловыми качествами. Но это частные случаи, характерные, в основном, для руководителя и секретаря, долго работающих вместе.

Также для работы необходимы общительность, открытость, дружелюбие, деликатность и культура общения. Секретарь должен вести себя так, чтобы у клиента осталось ощущение, что компания сделает всё, чтобы решить его проблему. По роду деятельности секретарь общается с самыми разными людьми и должен оставаться вежливым в любой ситуации.

Если вы стеснительны, вам трудно идти на контакт, улыбаться незнакомым людям, то эта работа точно не для вас. Помимо прочего, секретарю необходимо иметь самообладание и эмоциональную стабильность, способность оставаться спокойным и собранным.

Из деловых качеств важна организованность, внимательность, дисциплинированность, хорошая память и слух, четкая дикция, грамотность и иногда знание иностранных языков.

Собираясь стать секретарем, будьте готовы к ненормированному рабочему дню, частым переработкам. Если вы секретарь офиса (ресепшионист), то вы приходите раньше всех и уходите последним. Если вы помощник руководителя, то ваш график полностью зависит от расписания босса, а оно часто выходит за рамки обычного рабочего дня.

Образование секретаря

Чтобы работать секретарем, в большинстве случаев не нужно иметь высшее образование, достаточно закончить профильные курсы. Многие работодатели предлагают обучение на месте. Но диплом вуза даст вам хорошее преимущество при устройстве на работу. Также хорошо, если вы разбираетесь в области, в которой работает компания.

Секретарь должен уверенно владеть ПК и оргтехникой, уметь работать с документами, вести протоколы заседаний. Также среди необходимых характеристик можно отметить грамотность, хорошую устную и письменную речь, знание этикета и высокий общекультурный уровень.

Работа секретарем — основные преимущества и недостатки

Где работать

Секретарь в том или ином виде есть в любой компании. Рынок вакансий в этом направлении изобилует предложениями. Будьте готовы к тому, что в небольших фирмах функции секретаря будут перемешаны с какой-то еще работой, и вам придется совмещать все эти деятельности. В крупных организациях, как правило, обязанности секретаря прописаны довольно четко.

Зарплата секретаря

Поскольку секретарская деятельность не требует специальных знаний и навыков, то рассчитывать на высокую зарплату тут не приходится. Средний заработок секретаря на ресепшн по Москве составляет 29 000 рублей, по области – 24 000 рублей.

Читайте также:  Профессия историк — плюсы и минусы выбора

Секретарь-референт имеет более высокую степень ответственности и, соответственно, получает больше. Средние цифры по Москве – 37 000 рублей, по Московской области – 31 000 рублей.

Для сравнения, например, в Самаре 21 000 рублей (ресепшионист) и 20 000 рублей (референт), в Екатеринбурге 19 000  и 22 000 рублей соответственно.

Карьера секретаря

В карьере секретаря перспектив не так уж много. Развиваться можно по линиям, соответствующим двум типам этих работников. Ресепшионист может вырасти до офис-менеджера, расширяя свои административные функции в офисе. Секретарь-референт может стать личным помощником руководителя.

Случается, что ассистент руководителя имеет определенные амбиции и метит на место своего начальника. Как бы там ни было, не стоит распространяться о своих планах и давать понять всем, что вы тут надолго не задержитесь.

Если вы не можете смириться с тем, что ваша личность остается в тени, лучше не браться за секретарскую работу, а поискать себе дело по душе.

Карьера секретаря обычно не является целью профессионального роста человека и выполняет роль временного пристанища в определенной области или компании. Так или иначе, секретарь должен вникать в нюансы деятельности компании, поэтому выбирайте области, в которых вам будет интересно.

В результате секретарской работы можно приобрести полезные связи и навыки, а также знания в области работы компании. Это может стать хорошим стартом для карьеры специалиста или руководителя, ведь секретарь, как никто другой, отлично знает всю внутреннюю кухню своей компании.

Источник: https://rjob.ru/articles/vse_o_professii_sekretarya/

Преимущества и недостатки профессии секретарь

Работа секретарем — основные преимущества и недостатки

Сегодня секретарь объединяет в себе много функций – он и лицо фирмы и ценный помощник для руководителя. И все чаще мы можем встретить на должности секретаря и мужчин, и женщин. Секретарь есть в каждой фирме, без него не работает ни одна организация. Найти вакансии по профессии секретарь OLX вы сможете на лучшем портале объявлений.

У секретаря много функций и обязанностей, он может решить вопросы из разных областей и знает обо всем, происходящем на фирме.

Рассмотрим основные сферы этой работы:

  • Секретарь первым из представителей фирмы встречает посетителей,
  • Все телефонные звонки, направленные руководителю принимает секретарь,
  • Часто секретарю поручают вести делопроизводство,
  • Помощник руководителя планирует рабочее время шефа и составляет распорядок его дня,
  • Занимается организацией приемов или совещаний, заказывает билеты и бронирует гостиницы,
  • Во многих фирмах секретарь следит за расходом канцелярии и обеспечивает ее наличие.

В каждой профессии есть привлекательные стороны и трудности, не исключение и профессия секретаря. К преимуществам можно отнести стабильность работы, не будет значительной физической нагрузки, расширится круг общения, улучшатся организаторские навыки. Профессия секретарь поможет вам приобрести опыт работы с людьми различных должностей. Такую работу легко совместить с учебой.

У профессии секретарь есть и незначительные недостатки: в небольших фирмах работы будет немного, поэтому легко заскучать от однообразной работы. Иногда рабочий день будет ненормированным. Некоторым людям тяжело неизменно находиться в прекрасной форме и доброжелательном расположении духа, несмотря на сложившиеся обстоятельства.

Особенности профессии секретарь

Для секретаря важно с каждым посетителем и работником общаться свободно и доброжелательно. Коммуникабельность и культура общения, а также такт и деликатность для секретаря – важные качества. Секретарь должен иметь талант убеждения.

Умение организовать свое рабочее место, планировать время — свое и руководителя. Профессия секретарь не допускает опозданий к началу рабочего дня, нужно внимательно следить за своевременной подготовкой различной документации.

Для секретаря желательно иметь отличную память, дипломатичность и ответственность. Знание компьютера и владение иностранными языками будет значительным плюсом.

Источник: https://tribun.com.ua/44183

Профессия секретаря – это работа для тех, кто видит не сложности, а перспективы

Работа секретарем — основные преимущества и недостатки

В обиходной речи слово «секретарь» часто используется для обозначения нескольких профессий: секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-переводчик. В данной статье остановимся на должности секретаря как помощника руководителя.

Карьера и зарплата

Квалифицированный секретарь – незаменимый помощник руководителя и лицо фирмы. Работа секретаря – это хорошая школа жизни и отличная стартовая площадка для начала карьеры. Специалисты выделяют три «сценария» развития карьеры секретаря.

Первый – «вертикальный рост» или профессиональное продвижение внутри компании. Все старания и успехи сотрудника на должности секретаря сразу заметны руководству. Хорошо себя зарекомендовав, можно вскоре стать «правой рукой» директора.

Второй, так называемый «горизонтальный рост» –  перемещение на другую должность или в другой отдел. Часто бывшие секретари переходят в сферу управления персоналом, логистики или внешнеэкономической деятельности. Известны и случаи, когда секретарю, проявившему на совещании находчивость и бизнес-смекалку, предложили позицию руководителя отдела компании.

Третий путь — переход в другую компанию. Обычно секретари покидают малые фирмы, где нет перспектив роста или низкие зарплаты. С приобретенными там знаниями и  опытом работы, они смогут претендовать на место в другой компании и более высокую зарплату.

Например, по данным Jobs.TUT.by, секретарю в среднем готовы платить $360. Хотя, следует заметить, есть и вакансии с зарплатой выше и ниже, указанной цифры: минимум – 150, максимум $700.

Спрос и предложение на белорусском рынке труда

За последние два месяца число вакансий секретаря на Jobs.TUT.by выросло почти в два раза, а количество резюме осталось фактически прежним. Так, на 17 июня в базе Jobs.TUT.

by можно было найти 202 вакансии и 217 резюме претендентов на должность секретаря. При этом на 21 апреля работодателями было выставлено только 110 вакансий на 210 резюме соискателей.

То есть спрос на профессию секретаря растет.

Какого же специалиста хотят видеть в своей приемной руководители?

Девушку презентабельной внешности с приятным голосом, хорошим вкусом и манерами. Грамотную, владеющую двумя-тремя языками и, конечно, компьютером. Не помешали бы знания делопроизводства и бухучета. Чтобы за  считанные минуты решала любые проблемы, а еще угадывала и предупреждала все ошибки босса. Это даже не «три в одном».

Кроме того, из размещенных на Jobs.TUT.by вакансий видно, что некоторые работодатели хотят, чтобы у секретаря был еще и опыт заключения договоров, рассылки прайсов, организации выставок, чтобы было водительское удостоверение, а к нему желательно и автомобиль. В числе требований у одного из нанимателей – даже высшее математическое образование.

  • При этом указанная выше зарплата, которую белорусский работодатель готов платить за наличие в своем офисе секретаря на все руки, вряд ли сможет привлечь высококвалифицированных специалистов.
  • Ну а базовый набор требований к секретарю можно представить так:
  • возраст (самый популярный от 22 до 30)
  • эффектная внешность (в большинстве вакансий есть требование прислать фото)
  • знание иностранного языка
  • высокая скорость печати
  • умение обращаться с оргтехникой и мини-АТС
  • опыт в организации деловых встреч
  • стрессоустойчивость‚ коммуникабельность‚ трудолюбие, мобильность, ответственность

Слово «секретарь» происходит от латинского слова «секрет». В Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Первоначально они были мужчинами.

С изобретением печатной машинки, в 1880-х, профессия секретаря начала приобретать женское лицо, а уже к концу Первой мировой войны практически не осталось мужчин секретарей.

Хотя и сегодня, правда, иногда можно встретить «Требуется стройный грамотный парень для работы в качестве помощника руководителя».

  1. Плюсы работы секретаря
  2. Безусловно, как и в каждой профессии, в деле секретаря есть свои плюсы и свои минусы. Положительные стороны работы:
  3. Хорошая стартовая позиция
  4. Широкий круг общения
  5. Приобретение навыков коммуникации
  6. Опыт организаторской деятельности
  7. В некоторых случаях работу секретаря можно совмещать с учебой
  8. Минусы работы секретаря

Некоторые специалисты включают секретарей и в пятерку самых опасных офисных профессий. По их мнению, риск подстерегает секретаря буквально на каждом шагу. Опасность может представлять как горячий кофе, так и хорошо отполированная стеклянная дверь, которую в спешке можно попросту не заметить. Кроме того, у секретаря:

  • Работа в сверхурочное время и выходные (иногда без оплаты)
  • В небольшой компании есть риск заскучать от недостатка работы. Возможна и обратная ситуация – на плечи секретаря могут быть возложены обязанности самых разных специалистов
  • Обязанность выглядеть презентабельно, вне зависимости от обстоятельств
  • Сложности в поддержании баланса между работой и семейной жизнью.
  • Источник: Mojazarplata.by

Источник: https://www.ekonomika.by/nauka-i-obrazovanie/professiya-sekretarya-eto-rabota-dlya-tekh-kto-vidit-ne-slozhnosti-a-perspektivy

Многозадачность секретаря: преимущество или недостаток?

Многозадачность — это не только умение выполнять несколько задач одновременно, но и умение организовать работу с несколькими руководителями. Советы по рациональной организации работы секретаря в условиях многозадачности вы найдете в данной статье.

Когда секретарем распоряжаются несколько начальников, это обычно проблема. И ее можно и нужно решать. Что делать?

Справка

Полезный совет

Перестаньте злиться по пустякам. Даже десять 2-минутных дел отнимут у вас всего 20 минут рабочего времени. Стоит ли из-за этого расстраиваться?

Найдите главного. Определите, кто из ваших руководителей самый главный. Обычно это тот, кто брал вас на работу, либо тот, кто руководит компанией. Договоритесь со всеми руководителями, в каком порядке будете с ними взаимодействовать.

В идеале у вас должен быть один главный начальник и лишь потом вы выполняете поручения всех остальных. Так вы сможете расставить приоритеты в работе.Работа секретарем — основные преимущества и недостатки

Распараллельте дела. Основная проблема возникает, если вам дают два и более дела, которые необходимо выполнить прямо сейчас, и все очень важные. Если эта ситуация возникает часто, найдите себе одного или нескольких коллег, которые будут вас подстраховывать.

Надо принести гостям чай? Сделать копию важного документа? Забронировать самолет или отель? Определите, какие задачи требуют распараллеливания.

Договоритесь с руководителем и сотрудниками, что вы пользуетесь ресурсами команды, чтобы мгновенно выполнять подобные срочные задачи.

Научите других. Покажите своим начальникам, как самостоятельно готовить кофе в автоматической кофеварке, включать чайник, заваривать чай, копировать и т. д.

Если человек понимает, что у него есть выбор – подождать или сделать элементарное действие самостоятельно, появляется шанс, что часть таких дел уйдет от вас. Обращайте внимание на социальный статус, воспитание, национальность ваших руководителей.

Если ваш главный шеф брал вас только для того, чтобы вы приносили ему кофе, скорее всего, он не обрадуется вашей инициативе. Иногда это неуместно и по правилам корпоративного этикета.

Самоорганизуйтесь. Проведите хронометраж – запишите, что вы делаете в течение рабочего дня, потом проанализируйте результаты. Обычно работы намного меньше, чем мы думаем. Просто надо ее планировать и организовывать.

Приучите себя, когда у вас выдается свободное время, не расслабляться, а делать ту работу, которая создает задел на будущее. Тогда у вас будут оставаться небольшие промежутки времени, которыми вы сможете свободно распоряжаться.

Справка

Полезный совет

Подумайте, не сами ли вы причина того, что к вам постоянно обращаются? Ваши доброта и желание помочь могут восприниматься окружающими слишком буквально. Иногда необходимо занять более жесткую позицию и научиться говорить «нет»

Создайте систему. Приучите руководителей и сотрудников к тому, что документы подписываются в определенное время, встречи происходят по предварительной записи, совещания – по утвержденному плану.

Оговорите способы оповещения о внезапных совещаниях – звонок, СМС, электронное письмо, сообщение в мессенджерах и т. д. Как это устроить на вашем конкретном рабочем месте, можете понять только вы сами.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211125-mnogozadachnost-sekretarya-preimushchestvo-17-m10

Преимущества работы секретарем-референтом

Работа секретарем — основные преимущества и недостатки

Работа секретаря-референта весьма востребована на отечественном рынке труда. Эта должность требует от претендента знаний офисного этикета, аккуратности, пунктуальности. Кроме того, секретарю необходимо уметь составлять различные документы, управляться с офисной техникой. В некоторых случаях от человека на такой должности требуют также знания одного или нескольких иностранных языков. Вместе с тем, несмотря на большую ответственность и целый перечень требований, работа секретаря имеет и ряд очевидных перспектив.

Так, она приносит стабильный доход. Кроме того, человек на такой должности имеет уникальную возможность постоянного совершенствования как профессиональных, так и личных качеств.

Также работа предполагает стабильный постепенный карьерный рост.

Люди с таким уникальным ценным опытом могут переходить как в более крупные и представительные компании, так и занимать руководящие должности в разных отделах фирм.

Чтобы устроиться на такую перспективную и выгодную работу, стоит регулярно искать и изучать вакансии для секретаря-референта.

Одним из наиболее результативных способов поиска разнообразных вакансий давно стал Интернет. Так, на всеукраинском бесплатном сайте www.ria.com можно найти большое количество актуальных и достоверных предложений непосредственно от работодателей.

Поиск удобно организован, благодаря систематизированному каталогу, а также современному поисковику с широкими функциями. Кроме того, на сайте ликвидирован риск использования неправильных данных, в том числе и контактных.

Это позволит в короткий срок выйти на связь с представителями той или иной компании, чтобы подробнее узнать о вакантной должности или записаться на собеседование. Кроме того, на сайте www.ria.com в каждом объявлении авторы размещают и адреса электронной почты.

Благодаря этому становится возможной оперативная отправка резюме на один или несколько адресов. Это позволит в короткий срок связаться с авторами наиболее актуальных и интересных объявлений, и, в результате, найти перспективную работу.

Читайте также:  Донорство яйцеклетки — плюсы и недостатки

Большое количество актуальных предложений от ведущих работодателей страны, в том числе и вакансии в сфере офисного обслуживания, сделает поиск любой работы результативным. Таким образом, найти хорошее рабочее место самостоятельно становится возможным с услугами сайта www.ria.com.

Источник: http://ladysarafan.ru/stile/preimushhestva-raboty-sekretarem-referentom

Секретарь суда: должностные обязанности, преимущества и недостатки профессии

Профессия — секретарь суда Онлайн-интервью с секретарем судебного заседания по уголовным делам 1 инстанции Московского городского суда Ульяной Георгиевной Кудиновой Продолжаем серию интервью с профессионалами.

В этот раз мы узнали о профессиональных обязанностях секретаря суда, выяснили, чем отличается работа секретаря суда от работы секретаря судебного заседания, оценили, какие перспективы открываются молодым специалистам на этих должностях.

Об этом и многом другом нам рассказала , секретарь судебного заседания по уголовным делам 1 инстанции Московского городского суда. КонсультантПлюс: Судья не работает в одиночку, ему помогают сотрудники судебного аппарата.

Видео на тему: В Магадане определили лучшего судебного секретаря Должностные обязанности секретаря судебного заседания отдела обеспечения судопроизводства по гражданским делам: 1.

Должностные обязанности секретаря судебного заседания Что делает секретарь судебного заседания? Версия для печати Управление Алтайского края по обеспечению деятельности мировых судей Управление Алтайского края по обеспечению деятельности мировых судей объявляет конкурс на формирование кадрового резерва для замещения вакантных должностей секретаря судебного участка, секретаря судебного заседания судебных участков Барнаула и Алтайского края. Секретарь судебного заседания судебного участка.

Please turn JavaScript on and reload the page

Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.

Секретарь-референт — это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера.

Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте.

Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.

Помощник руководителя — занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе.

Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

Так, техническому секретарю нужно уметь печатать символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу.

Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.

Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.

В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов. Административно —хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря.

Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.

Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии — судебный секретарь.

Место работы такого специалиста — суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке. Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника.

В России секретарскую должность ввел Петр I в году, предъявив к профессии высокие требования.

Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии. С года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали.

Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно — технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Плюсы и минусы Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах: возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы; отсутствие физической нагрузки; комфортные условия работы в теплом помещении; полезные навыки общения и приобретение выгодных связей; всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки: необходимость постоянно находится на виду у начальника; требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников; однотипность и рутинность работы в мелких учреждениях ; в некоторых компаниях трудно самореализоваться; ненормированный график работы.

  • Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен: располагать средним или высшим образованием; владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office; знать основы делопроизводства; иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря; знать стандартные офисные процедуры; при необходимости владеть английским языком.
  • Обязанности секретаря Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь: просматривал корреспонденцию; сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту; отвечал на телефонные звонки; обеспечивал жизнедеятельность офиса заказ воды ; общался с клиентами; В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире.
  • Делопроизводителя просят: организовать прием или совещание; приобрести канцтовары и прочие вещи; заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты; вести протокол собрания; подготавливать переговоры с бизнес — партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями. В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, то есть компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей.

Это касается и конфиденциальных данных. Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право: запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции; требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей; решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии Должность секретаря — привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера.

Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров. Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму. Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить , что их ответ будет однозначным: коммуникабельностью и ответственностью, терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память. После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос. Карьера Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть.

Но это лишь отчасти — все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором. Где работать секретарю.

Что входит в обязанности секретаря суда?

Но вряд ли кто-то мечтает о такой профессии, как секретарь суда. Должностные обязанности этих работников весьма обширны, а заработная плата оставляет желать лучшего. Навигация по статье 2 Почему люди идут работать секретарями судов Чем занимается секретарь судебных заседаний В понимании обывателей, секретари судов ведут протокол заседания и вызывают свидетелей для допроса.

Объяснительная секретаря судебного заседания

Основные полномочия служащего перечислены ниже. Ведение протокола судебного заседания. Формирование списка дел. Опись архивных документов согласно графику.

Типовой регламент может быть дополнен должностной инструкцией, которая устанавливает порядок работы секретаря. Помимо исполнения основных обязанностей, вне зала суда служащий подчиняется секретарю канцелярии.

Поэтому, это хороший старт для выпускников юридических вузов. Это объясняется достаточно низкой зарплатой служащих.

Ее создание является одним из важнейших достижений прошлого столетия. Однако в свете ряда событий авторитет Организации Объединенных Наций был значительно подорван.

Прием на работу на должность секретаря суда

Он знакомится с должностной инструкцией, стандартными правилами этикета, служебным распорядком. Отличительные качества Какими умениями должен обладать секретарь судебного заседания? Обязанности, которые выполняет такой сотрудник, предполагают наличие у него аналитических умений.

Служащий должен владеть методикой планирования, мгновенного принятия решения, коммуникационными качествами, грамотным распределением рабочего времени, толерантным отношением к окружающим. Секретарь должен владеть навыками ведения деловых переговоров, информационными технологиями, систематически повышать свою квалификацию.

Остановимся на них подробнее: изучение всех участников судебного заседания; внесение сведений о подготовке конкретного дела в справочный лист; подготовка и указание дел, назначенных к рассмотрению на информационном стенде; анализ готовности аппаратуры и зала к судебному процессу; проверка явки всех участников заседания, выявление причин отсутствия; исполнение поручений, данных судьей по организации процесса; ведение, оформление протокола в ходе самого заседания; информирование всех участников процесса в случае переноса даты заседания; подготовка и направление копий документов всем участникам процесса в сроки, установленные российским законодательством Отличительные особенности профессии Продолжим разговор о том, что входит в обязанности секретаря судебного заседания. Они являются стандартными, но, в зависимости от статуса учреждения, могут незначительно отличаться. Проанализируем некоторые особенности данной профессии. В обязанности секретаря судебного заседания районного суда входит множество действий, которые требуют от работника определенных навыков и умений.

Должностные инструкции секретаря судебного заседания

Кем стать Низкие зарплаты и высокие нагрузки, переработка и отсутствие выходных, грубость со стороны посетителей — это лишь немного из того, с чем приходится сталкиваться рядовому сотруднику суда. И всё это — ради перспективы облачиться в заветную мантию! Обычно начинается она с позиции технического персонала — канцелярских работников, архивариусов и т. Эту должность может занять даже человек со средним образованием, ведь по сути это офис-менеджер, ведущий документооборот суда.

Профессия — помощник судьи. Кто такой помощник судьи в Арбитраже: Секретарь судебного заседания его права и обязанности Профессия — помощник судьи. Кто такой помощник судьи в Арбитраже: Секретарь судебного заседания его права и обязанности Редакция сайта «КонсультантПлюс — студенту и преподавателю» продолжает цикл интервью о юридических профессиях и профессионалах.

На этот раз мы узнали у начальника юридического отдела Московского городского суда Каргальцева Антона Игоревича об особенностях профессии помощник судьи, о том, какие требования предъявляются к претендентам на эту должность, а также какие перспективы эта профессия открывает молодым специалистам. КонсультантПлюс: Расскажите о начале вашего профессионального пути.

Кто может занять эту должность? Какие обязанности выполняет этот специалист?

Работа секретарем — основные преимущества и недостатки

Видео на тему: Секретарь суда Меня снимать нельзя! Комментарий : Предмет регулирования и цели статьи 1. Профессия секретарь суда Остановимся подробнее на работе секретаря судебного заседания.

Многие приравнивают эту профессию к обычному делопроизводителю, что является ошибкой. Должностные обязанности секретаря судебного заседания включают в себя множество важных аспектов, от которых зависит ход слушания.

Также есть мировые судьи, которые ведут дела в рамках судебных участков и назначаются на должность региональной властью или избираются населением. Как правило, секретарь закрепляется за одним судьей. НовосибирскСудья Центрального районного суда г.

Новосибирска Е. ПевинойПри секретаре А.

Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.

Чем занимается секретарь суда? Что делает секретарь судебного заседания? Секретарь судебного заседания чаще всего закреплен за конкретным судьей вместе с помощником судьи. Эта должность есть только в судах, в других государственных либо коммерческих организациях ее нет.

Источник: https://lenin-street.ru/dolzhnostnie-obyazannosti/sekretar-suda-dolzhnostnie-obyazannosti-preimushestva-i-nedostatki-professii.php

Профессия Секретарь: особенности, преимущества и недостатки

14.11.2016

Словом «secretarius» патриции Древнего Рима называли доверенное лицо, в обязанности которого входило быть в курсе всех его дел и интересов. Сталкиваясь с трудностями принятия решения, хозяин обращался за советом к секретарю. При этом помощник обязан был держать в строгой тайне все секреты патриция.

Читайте также:  Стоит ли объединять лоджию (балкон) с комнатой: плюсы и минусы

Традиция найма помощников знатных граждан Рима распространилась по всей Европе. Должности секретаря стали вводить не только знатные люди и бизнесмены деловой Европы начала новой эры, но и различные государственные учреждения. Секретарские функции трансформировались в делопроизводительные, административные и организационные.

Петр I в 1720 году ввел в России институт секретарей с введением рангов этой профессии. К петровским секретарям были сформированы требования:

  • «высокообразованный дворянин знатного роду»;
  • «мужескаго полу»;
  • «могущий дать совет по любому житейскому вопросу».

Екатерина II прошлась жесткой редакторской правкой по предъявляемым требованиям к кандидатам, претендующим на эту должность. Наличие наглости и изворотливости стало обязательной компетенцией такого специалиста.

В Российской империи с 1840 года введена должность личного секретаря директора на двух самых крупных предприятиях – Невском и Путиловском заводах.

Избранных на эти должности кандидатов отправили в Европу обучаться профессии. Новшество быстро прокатилось по стране.

В 1868 году в Харькове открылись первые курсы секретарей, и страна стала самостоятельно обеспечивать себя секретарскими кадрами. 

Женщин к секретарской профессии допустили только на заре ХХ века, благодаря развитию феминизма и гендерному уравниванию в праве на труд всех граждан.

Сто лет назад в деятельность секретарей вмешался научно-технический прогресс. Каждый секретарь государственного учреждения обязан был владеть техникой работы на следующих агрегатах:

  • одной из 23 имеющихся моделей пишущих машин;
  • 8 модификациями множительных механизмов;
  • одним из двух видов диктофонов;
  • уметь пользоваться разнообразными канцелярскими принадлежностями, в том числе и перьевыми ручками.

Кто такой секретарь в современном мире?

Ни одна должность в современном мире не имеет столь широкой функциональной парадигмы. Но это не значит, что весь набор должностных обязанностей и требований к кандидатам востребован в каждой конкретной вакансии. Все строго наоборот. Требования к специалисту в каждой компании сугубо индивидуальны. Рассмотрим варианты функциональных обязанностей этой должности.

Парадигма обязанностей секретаря

Весь функционал можно разделить на условные блоки: работа с руководителем, документоведение, решение административно-организационных вопросов.

Работа с руководителем

  • формирование, ведение, контроль ежедневного, недельного рабочего плана руководителя;
  • согласование с руководителем встреч с сотрудниками предприятия и сторонними посетителями;
  • организация, подготовка и техническое обслуживание встреч, совещаний, собраний с участием руководителя;
  • прием информации (телефонной, электронной) в адрес руководителя;
  • обслуживание посетителей руководителя;
  • организация поездок, командировок руководителя (бронирование гостиниц, покупка проездных билетов, подготовка документов на получение визы руководителем).

Документоведение

  • ведение журналов регистрации входящей и исходящей документации;
  • формирование, подача на подпись, регистрация приказов по основной деятельности предприятия;
  • получение входящей корреспонденции и распределение ее по адресатам.

Решение административно-организационных вопросов

  • контроль наличия канцтоваров и своевременное пополнение их запасов;
  • контроль наличия и при необходимости приобретение продуктов питания для руководителя;
  • выполнение рабочих поручений руководителя.

Требования к кандидату на должность секретаря

  1. Уровень образования – не ниже среднего. Для крупных компаний обязательно наличие высшего.
  2. Иногда выдвигается требование знания иностранного языка (чаще всего – английского, реже – немецкого, французского, китайского).

  3. Уверенное владение ПК и оргтехникой.
  4. Знание основ делопроизводства.
  5. Знание делового этикета.
  6. Презентабельная внешность, ухоженный вид.
  7. Собранность, организованность, умение работать в системе многозадачности.

     

  8. Готовность к ненормированному рабочему дню.

Зарплатные ожидания и средние доходы современных секретарей

Зарплатные ожидания кандидатов на позицию секретаря в настоящее время составляют от 10 до 60 тысяч рублей. Зависят они от уровня владения профессией и даже региона проживания. 

Как показывают данные сайта Jobsora, существует реальная возможность получения высокой заработной платы по этой профессии. Работодатели предлагают от 15 до 100 тысяч рублей в зависимости от списка функциональных обязанностей секретаря и региона проживания.

Одновременно простая и сложная работа секретаря может достаться любому желающему. Для некоторых соискателей она является начальной карьерной ступенькой и возможностью войти в компанию. Другим же она доставляет удовольствие от сознания того, что секретарь порой является «серым кардиналом».

Источник: https://ru.jobsora.com/articles/professiya-sekretar

Профессия секретарь

Секретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Разновидности профессии

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

  • Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
  • Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
  • Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

  • Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
  • Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
  • В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
  • Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря. Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
  • Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь. Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

  • возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
  • отсутствие физической нагрузки;
  • комфортные условия работы в теплом помещении;
  • полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
  • всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:

  • необходимость постоянно находится на виду у начальника;
  • требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
  • однотипность и рутинность работы ( в мелких учреждениях);
  • в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
  • ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

  • располагать средним или высшим образованием;
  • владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
  • знать основы делопроизводства;
  • иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
  • знать стандартные офисные процедуры;
  • при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

  • просматривал корреспонденцию;
  • сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
  • отвечал на телефонные звонки;
  • обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
  • общался с клиентами;
  • контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

  • организовать прием или совещание;
  • распланировать рабочее время руководителя;
  • приобрести канцтовары и прочие вещи;
  • заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
  • вести протокол собрания;
  • подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:

  • запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
  • требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
  • решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

  • быть на «ты» с персональным компьютером;
  • обладать культурой общения;
  • уметь найти подход к посетителям;
  • проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить , что их ответ будет однозначным:

  • коммуникабельностью и ответственностью,
  • пунктуальностью и организованностью,
  • терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

  • различные организации и фирмы;
  • суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Источник: https://WorkKing.ru/proforientatsiya/professiya/sekretar.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector