Плюсы и минусы централизации бухгалтерии

Год назад муниципальные учреждения Архангельска начали переходить на централизованный бухучет. Как считают в городской администрации, реформа повысит качество управления финансами и сократит расходы. Многие руководители бюджетных организаций не разделяют этого мнения. В итоге переход на новую систему становится «добровольно-принудительным».

Муниципальное казенное учреждение «Центр бухгалтерского и экономического обслуживания» было создано в Архангельске в октябре 2016 года – для работы с органами местного самоуправления, казенными, бюджетными и автономными учреждениями.

По словам директора департамента финансов администрации Архангельска Марии НОВОСЕЛОВОЙ, все процедуры в центре стандартизированы – от момента создания первичного документа до формирования итоговой отчетности, что дает возможность исправлять ошибки в документации сразу всех учреждений и вести единую бухгалтерскую политику.

Идея централизованной бухгалтерии не ноу-хау. По словам председателя Архангельской городской организации профсоюза работников народного образования и науки РФ Надежды ЗАОЗЕРСКОЙ, «мы уже это проходили»: в 1988 году город отказался от такой формы работы, как единый бухучет по округам, из-за ее неэффективности.

«Сегодня в учреждениях образования и культуры допускается действительно много ошибок в бухгалтерском учете, – считает Надежда Заозерская. – Это связано не только с квалификацией специалистов, но и с большим объемом работы.

Централизованная бухгалтерия их исправляет, совместно с руководителями организаций пытается решать проблемы. Процесс взаимопонимания идет, но чем все закончится? О том, что ЦБ может не оправдать себя, мы начали говорить еще в декабре 2016 года.

Пока представляется, что это просто очередной способ экономии средств бюджета. Но когда один бухгалтер обслуживает с десяток учреждений – это ненормально».

В городской администрации утверждают, что о перегрузках специалистов центра речи быть не может, однако, по словам Надежды Заозерской, ошибки в финансовых расчетах допускаются ими регулярно.
«Мы настаивали на том, чтобы приостановить перевод учреждений на единый бухгалтерский учет, и договорились с городскими депутатами провести очередную встречу, но не только с докладами представителей администрации, но и с рассказами руководителей учреждений о возникших сложностях», – отмечает Надежда Заозерская.
«Показательная порка» – так бывший директор Архангельского городского культурного центра Наталья ГАЛЫШЕВА называет свое увольнение, причины которого в администрации не объясняют.

«Мне лично официально было объявлено, что я уволена, потому что не иду на введение централизованной бухгалтерии, – заявляет Наталья Галышева.

– Когда начались все эти процессы, я внимательно изучила документы, касающиеся перехода на ЦБ, и утвердилась во мнении, что нашему учреждению лучше иметь свою бухгалтерию.

Я заблаговременно проинформировала администрацию города о своем решении, приводила аргументы, но никто не принял их во внимание».

По мнению Натальи Галышевой, централизованная бухгалтерия сегодня не готова обслуживать такое большое учреждение, как АГКЦ.

Среди доводов, которые она приводит, – отсутствие отлаженной системы обмена информацией, что увеличивает трудозатраты, потому что некоторые документы приходится отвозить в центр, а также отсутствие защищенных электронных каналов связи, по которым можно было бы безопасно передавать документы, содержащие персональные данные.

«Есть еще один вопрос, который ставит меня в тупик, – продолжает Наталья Галышева. – Централизованная бухгалтерия принимает на себя не все функции бухгалтерского учета. Часть их, касающаяся в первую очередь первичной обработки документов, остается на учреждении.

То есть бухгалтерии быть не должно, но кто-то эту приличную по объему работу делать должен. По разговорам коллег я поняла, что практически во всех организациях сейчас есть люди, оформленные по другим должностям, не связанным с бухгалтерией, которые занимаются обработкой этих документов.

Разве это правильно, если мы говорим об экономии средств и оптимизации?»

О необходимости оставить в каждом учреждении хотя бы по одному бухгалтеру говорит и председатель Архангельской областной организации Российского профсоюза работников культуры Ирина ТОМИЛОВА.

«Централизованно нужно проводить, например, закупки, а для начисления заработной платы работникам лучше оставить человека в штате учреждения, – считает она. – У нас же сейчас происходит наоборот.

Централизованная бухгалтерия действительно чревата ошибками в начислении зарплаты, а ответственность перед надзорными органами за это несет руководитель учреждения, которому ЦБ не подотчетна. Специалисты ЦБ просто говорят: «Мы исправимся», – а штрафуют директоров. ЦБ – одна из форм аутсорсинга, а он предполагает, что руководитель самостоятельно принимает решения.

Поэтому мы хотим добиться того, чтобы переход на ЦБ был действительно добровольным и услугами центра пользовались только те, кому это реально нужно», – добавляет Надежда Заозерская.

Прямая речь

Даниил ШАПОШНИКОВ, заместитель главы Архангельска по вопросам экономического развития и финансам:

– Целями введения централизованной бухгалтерии являются унификация бухучета, повышение качества работы учреждений, решение кадровых проблем.

До введения ЦБ контрольно-ревизионное управление администрации Архангельска постоянно выявляло большое количество нарушений в деятельности бюджетных организаций: до 15% средств расходовалось неэффективно или нецелевым образом. После централизации этот показатель снизился до 3%.

Раньше размеры ежегодных штрафов налоговой инспекции за некачественную финансовую работу доходили до 20 млн рублей, которые приходилось выкраивать из бюджета. Сегодня к учреждениям, которые перешли на ЦБ, претензий у налоговых органов нет.

Только за 2017 год мы смогли сэкономить 13 млн рублей, которые направили на исполнение предписаний надзорных органов и проведение капитальных ремонтов учреждений.

По окончании переходного периода экономия бюджета будет ежегодно составлять 160 млн рублей. Но все это – лишь следствие нововведения.

Все сэкономленные средства мы оставляем муниципальным учреждениям и «закрываем» тем самым социальные проблемы, на решение которых раньше не хватало денег.

Сегодня уже 66 учреждений – примерно половина от общего количества – работают с централизованной бухгалтерией. Правительством Архангельской области и губернатором этот опыт признан очень успешным и рекомендован для реализации в других муниципальных образованиях региона.

Определенный фон недовольства все еще присутствует, но он идет от тех, кто еще не перешел в ЦБ.

Зачастую недостатки, которые сегодня приписываются единому бухучету, имеют совершенно не связанные с ним причины. Тем не менее все проблемы мы стараемся сразу же решать.

Например, сегодня уже готово программное обеспечение для удаленной передачи персональных данных, которое заработает в начале 2018 года.

Переход в централизованную бухгалтерию по-прежнему остается добровольным. Сегодня все больше руководителей сами обращаются к нам, ежемесячно мы «подключаем» к ЦБ по 10-15 учреждений, график этой работы расписан на ближайшие несколько месяцев.

Источник: https://bclass.ru/financy/byudzhet/trudnosti-perekhoda-vvedenie-tsentralizovannoy-bukhgalterii-v-munitsipalnykh-uchrezhdeniyakh-arkhang/?PAGEN_2=2

Централизованные бухгалтерии: казенные или бюджетные? | Бухгалтерский учет и предпринимательство

Централизация бухгалтерского учета бюджетных учреждений — что это такое?

Для чего проводится реорганизация бухгалтерий гос.учреждений?

Каковы плюсы и минусы централизованной бухгалтерии?

Для чего сокращают бухгалтерии на местах, если заводят такой же штат в головных офисах?

Централизация бухгалтерского учета бюджетных учреждений — это передача большей части функций, которые ранее выполнялись бухгалтериями (финансовыми отделами) бюджетных и казенных учреждений, в так называемую «централизованную бухгалтерию», созданную на базе какого-либо федерального, муниципального государственного органа или государственного органа субъекта РФ (в зависимости от уровня бюджетного учреждения), который отвечает за операции с бюджетными денежными средствами и осуществляет контроль за реализацией этих денежных средств. Например, в моей области централизованная бухгалтерия, осуществляющая функции относительно областных учреждений, создана на базе областного казначейства.

Реорганизация бухгалтерий гос.учреждений была проведена с целью усиления контроля за движениями денежных средств передаваемых государственным учреждениям для реализации их функций.

Проще говоря, целью мероприятия является борьба с коррупцией, чтобы все учреждения отчитывались в один орган, который не просто бы контролировал каждую статью расходов, но и давал разрешения на каждую финансовую операцию.

Поскольку большинство функций бухгалтерий учреждений передаются в централизованную бухгалтерию, то соответственно становятся ненужны работники, выполнявшие эти функции ранее, соответственно на местах происходят сокращения, обычно остается какой-то минимум бухгалтеров, чтобы передавать информацию в единую бухгалтерию, определять и запрашивать деньги на статьи расходов учреждения. Ну а количество работников Централизованных бухгалтерий увеличивается так как непомерно возрастает объем работы. Из конторы, где я работаю около двух третей сокращенных бухгалтеров сразу же были трудоустроены в централизованную бухгалтерию.

Плюс у центральной бухгалтерии на мой взгляд только один — это уменьшение вероятности присвоения денежных средств сотрудниками бюджетных учреждений.

Плюс этот весьма сомнительный поскольку уменьшив вероятность совершения коррупционных преступлений на местах государство увеличило вероятность совершения данных преступлений в самой централизованной бухгалтерии.

Плюс возможно будет небольшая экономия на зарплатах сокращенных сотрудников из числа тех, кто не устроится в туже централизованную бухгалтерию, а нашел работу в частных организациях.

Минусом является существенное увеличение времени, необходимого для закупки товаров и услуг, необходимых для работы учреждения, ведь теперь надо дожидаться проверки и одобрения централизованной бухгалтерией буквально каждого шага учреждения. Согласитесь не очень это хорошо, когда станция скорой помощи или поликлиника не могут закупить лекарства и средства перевязки, а также бензин для карет скорой помощи. Причем задержка может быть и месяц, и два, и три.

Суть проблемы

При формировании перечня казенных, бюджетных и автономных учреждений у ряда муниципальных образований возникли неоднозначные мнения по учреждениям, обслуживающим в централизованном порядке иные муниципальные учреждения в части ведения бюджетного учета, коммунального обслуживания, правового сопровождения и т. д.

В редакцию поступил вопрос: «В течение многих лет в сметы муниципальных учреждений социально-культурной сферы не включались расходы на коммунальное обслуживание, поскольку данные функции осуществляли специально созданные для этих целей организации.

В тоже время Закон № 83-ФЗ предусматривает переход от сметного финансирования к субсидированию оказания услуг и устранение субсидиарной ответственности муниципалитетов. Это предполагает, что все расходы (в том числе и по содержанию имущества) бюджетные учреждения с расширенным объемом прав обязаны осуществлять самостоятельно.

В связи с этим возникает вопрос: можно ли сохранить схемы централизованной оплаты коммунальных услуг и к какому типу следует отнести учреждения, осуществляющие данные функции, учитывая, что непосредственно населению услуги они не оказывают? Или же муниципальные образования должны ликвидировать такие учреждения, а расходы на коммунальное обслуживание включить в субсидию бюджетным учреждениям, что повлечет за собой коренную перестройку сложившейся системы коммунального обслуживания учреждений социальной сферы?

Аналогичная ситуация сложилась и по учреждениям, выполняющим функции так называемых централизованных бухгалтерий или, например, функции заказчика при проведении строительных работ».

Пути решения: комментарий

Надо сказать, что ситуация, когда во всех муниципальных образованиях или в группе муниципальных учреждений задачи по ведению бухгалтерского учета осуществляют централизованные бухгалтерии, достаточно распространена. Что касается возникшего вопроса, то можно сказать следующее.

По нашему мнению, данный вид деятельности не является «государственной (муниципальной) функцией», напротив, это скорее часть деятельности других муниципальных учреждений.

По этой причине правовых оснований для однозначного отнесения централизованной бухгалтерии к казенным учреждениям в связи с тем, что данное учреждение «выполняет функции» и единственно возможным для него типом является казенное учреждение, не имеется.

Деятельность централизованной бухгалтерии сравнительно легко может быть описана через показатели объема (например, «количество обслуживаемых организаций») и показатели качества (показатели, характеризующие своевременность и правильность выполнения возложенных на учреждение задач: например, «доля отчетов, составленных в соответствии с установленными требованиями», «доля оформленных в срок платежных документов» и т. д.). Это дает возможность существовать централизованной бухгалтерии в качестве учреждения любого типа. Вместе с тем централизованные бухгалтерии не рекомендуется создавать в качестве автономных учреждений, ведь бухгалтерский учет у них будет отличаться от учета в бюджетных и казенных учреждениях, которые обслуживает централизованная бухгалтерия.

Изложенное свидетельствует о том, что, выбирая тип для централизованных бухгалтерий, следует делать выбор между «бюджетным» и «казенным» учреждениями. Для правильного выбора рекомендуется рассмотреть следующие вопросы:

оказывает ли централизованная бухгалтерия платные услуги,
открыты лицевые счета муниципальных учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, в органах Федерального казначейства или они ведутся централизованной бухгалтерией.

Из ответов на данные вопросы необходимо сделать вывод о том, есть ли у централизованной бухгалтерии возможности для оказания платных услуг и нужны ли централизованной бухгалтерии отдельные счета для учета доходов от оказания платных услуг.

Практика показывает, что централизованная бухгалтерия скорее всего не будет получать средства от оказания платных услуг и ей не требуется открывать счета для учета средств от оказания платных услуг. На этом основании, как правило, делается вывод о том, что централизованной бухгалтерии наиболее целесообразно функционировать в качестве казенного учреждения.

При этом такому казенному учреждению при необходимости можно по решению учредителя установить муниципальное задание.

Что касается централизации выполнения задачи по оплате коммунальных услуг, то подобная ситуация встречается сравнительно редко. Для правильного разрешения вопроса о целесообразности сохранения учреждения, решающего подобные задачи, представляется необходимым проанализировать следующее:

какие именно задачи закреплены за учреждением: простое перечисление платежей ресурсоснабжающим организациям или же эксплуатация зданий (организация уборки помещений и прилегающих территорий, текущий ремонт, заключение договоров с ресурсоснабжающими организациями, обеспечение пожарной и санитарно-эпидемиологической безопасности зданий и т. д.),
за каким учреждением закреплено на праве оперативного управления имущество.

На этом основании необходимо сделать вывод о том, оказывает ли такая организация какие-либо услуги.

Помимо этого, при оценке целесообразности сохранения учреждения рекомендуется учитывать, что централизация задач по взаимодействию с коммунальными организациями и удаления муниципальных учреждений социального блока от потока платежей за коммунальные услуги в конечном итоге может приводить к незаинтересованности муниципальных учреждений в принятии мер по экономному и эффективному потреблению данных услуг. Также важно оценить, на какое учреждение при сложившейся в муниципальном образовании схеме будет возлагаться обязанность сокращать потребление энергетических ресурсов в натуральном выражении в соответствии с Федеральным законом от 23 ноября 2009 г. № 261-ФЗ «Об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Вопросы будет вызывать и состав сторон договора при проведении энергетических обследований, а также в случае заключения энергосервисных контрактов.

В сложившихся обстоятельствах можно говорить о том, что наиболее удачным вариантом будет вариант децентрализации задач по оплате коммунальных платежей при условии предварительного «наведения порядка» в договорах с ресурсоснабжающими организациями, установки адекватных особенностям потребления учреждениями энергетических ресурсов приборов учета и, возможно, проведения первого энергетического обследования. В случаях передачи части задач по обеспечению текущей деятельности учреждений иным организациям также рекомендуется в первую очередь проводить анализ на предмет целесообразности сохранения действующей модели взаимодействия учреждений, наличия в составе осуществляемой учреждениями деятельности «муниципальных функций» и возможности установления для них показателей качества и объема оказания услуг.

Прямая речь

Даниил ШАПОШНИКОВ, заместитель главы Архангельска по вопросам экономического развития и финансам:

Определенный фон недовольства все еще присутствует, но он идет от тех, кто еще не перешел в ЦБ.

Основной целью принятия Федерального закона от 8 мая 2010 г.

№83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» (далее — Федеральный закон) является создание правовых механизмов, способствующих повышению качества и доступности государственных (муниципальных) услуг (работ) (далее – услуги), оказываемых (выполняемых) государственными и муниципальными учреждениями (далее – учреждения), а также повышение эффективности деятельности самих учреждений

Источник: https://nashvillefoa.org/7493-tsentralizovannye-bukhgalterii-kazennye-ili-biudzhet.html

Централизация бухгалтерского учета бюджетных учреждений — для чего это?

Плюс у центральной бухгалтерии на мой взгляд только один — это уменьшение вероятности присвоения денежных средств сотрудниками бюджетных учреждений.

Минусом является существенное увеличение времени, необходимого для закупки товаров и услуг, необходимых для работы учреждения, ведь теперь надо дожидаться проверки и одобрения централизованной бухгалтерией буквально каждого шага учреждения. Согласитесь не очень это хорошо, когда станция скорой помощи или поликлиника не могут закупить лекарства и средства перевязки, а также бензин для карет скорой помощи. Причем задержка может быть и месяц, и два, и три.

Источник: http://www.bolshoyvopros.ru/questions/2444053-centralizacija-buhgalterskogo-ucheta-bjudzhetnyh-uchrezhdenij-dlja-chego-eto.html

Финансовая служба: плюсы и минусы централизации

В кризис компании начинают искать новые пути минимизации затрат, увеличения скорости принятия решений. И нередко часть этих проблем решается через создание централизованных финансовых служб. Прежде чем приступать к реорганизации, необходимо понять плюсы и минусы этого процесса, а так же объем возможных инвестиций.

Используйте пошаговые руководства:

Централизация финансовой службы может быть выгодна с точки зрения:

большего и оперативного контроля над хозяйственной деятельностью дочерних предприятий;
устранения кадровых проблем (отпуска, болезни, замены сотрудника);
минимизации ошибок при составлении отчетности;
экономии затрат на полноценную финансовую службу в более мелких «дочках»;
доступа к более дешевым кредитным ресурсам;
внедрения единого документооборота.

Но при этом централизация может иметь и некоторые минусы, а именно:

инвестиции в набор и обучение персонала централизованной финансовой службы;
перестройка действующей системы документооборота;
возможные инвестиции в программное обеспечение;
потеря времени (в России много часовых поясов);
рост затрат на фонд оплаты труда;
рост расходов на командировки.

Поэтому решение в каждом конкретном случае принимается с учетом текущих бизнес-задач, которые стоят перед компанией. Например, это могут быть такие задачи:

улучшение кредитных условий;
более быстрое и точное формирование отчетности по РСБУ и МСФО;
усиление контроля за товарными и денежными потоками.

Если именно эти вопросы будут более эффективно решаться путем создания централизованной финансовой службы, то решение оправдано. Однако процесс необходимо организовать таким образом, чтобы избежать и финансовых и временных потерь.

Какие функции целесообразно оставить на местах и почему

В некоторых случаях, даже с учетом общей централизации, некоторые функции все же целесообразно оставлять на местах. Решения такого рода принимается с учетом специфики бизнеса, но можно отметить несколько более общих правил.

Бухгалтерская служба. Несмотря на действующие системы электронной сдачи отчетности, практика показывает, что существуют и вызовы на комиссии по НДС и налогу на прибыль, и посещения налоговой службы для дачи объяснений по тем или иным вопросам, сверки по налогам и т.д. Это именно живое» общение с налоговиками.

И оно вряд ли будет эффективно, если московскому бухгалтеру придется все время ездить в командировки, чтобы поговорить с инспектором. Кроме того, придется нести дополнительные затраты на переезд, гостиницу, суточные. Да и время тоже деньги. Не говоря об элементарной усталости, которая приведет к снижению эффективности труда сотрудника.

Да и общение с налоговиками, возможно, будет более продуктивным, если это будут люди с одинаковой ментальностью, родившиеся и прожившие часть своей жизни в одном городе.

Да, это нельзя сразу «монетизировать», но возможно лояльный к компании налоговый инспектор проконсультирует, как отразить ту или иную операцию в налоговом учете, что исключит возможность возникновения в будущем денежного штрафа и пеней за неверно исчисленный налог.

Кассиры. Эта должность предполагает не только работу в базе данных, что возможно и удаленно, но и с «живыми» деньгами, то есть на местах. Например, сдача розничной выручки в банк происходит только в месте физического сбора этой выручки.

Учетный персонал на складах. Если работа связана с первичным оформлением отгрузочных документов (например, товарно-транспортные накладные, проверка доверенностей), проверкой количества отгружаемого товара и т.п. – то это работа так же остается на местах. При этом счета-фактуры могут выписываться и в ЦФС.

Какие инвестиции потребуются для централизации финансовой службы

Как уже говорилось выше, в случае создания централизованной финансовой службы – компании будут необходимы инвестиции для формирования новой команды.

Это и затраты на рекрутинг, и на обучение новых сотрудников, и на выплаты компенсации сокращенному персоналу.

Вероятнее всего будут возникать и затраты, связанные с обустройством рабочих мест и изменением бизнес-процессов при централизации функций.

Если объединить все возможные инвестиции, то можно выделить несколько групп:

Выплаты сокращаемому персоналу – компенсации по соглашению сторон или в соответствии с законом. Выплаты задолженности по отпускам.
Расходы на набор новых сотрудников (плата кадровому агентству) и на обучение (если необходимо).
Расходы, связанные с обустройством нового места – мебель, оргтехника (вряд ли целесообразно перевозить это из дальних регионов – эффективнее продать на местах и не тратить средства на логистику). Затраты на аренду офиса – если необходимо.
Расходы на доработку IT–структуры – потребуются, так как меняется система документооборота и система коммуникаций. Даже если компания применяет самую совершенную ERP-систему, централизация той или иной финансовой функции наверняка потребует внесения тех или иных модификаций в ПО.

Часть затрат такого рода можно минимизировать, например, используя схему перевода персонала из региональных офисов в ЦФС.

Как быть с персоналом при централизации финансовой службы

Самое простое решение в случаи централизации финансовой службы – уволить работников на местах и набрать новых. Но есть несколько нюансов, которые стоит рассмотреть подробно.

Не секрет, что рынок труда по-разному реагирует на кризис в самых крупных мегаполисах (Москва и Санкт-Петербург) и в регионах. Несмотря на сжатие объемов практически всех рынков, в мегаполисах по-прежнему существует дисбаланс между спросом и предложением.

Да, на одну вакансию в крупном городе приходит много откликов, но требования по зарплате зачастую не соответствуют ни опыту, ни знаниям претендентов. К тому же может случиться, что проинвестировав в нового сотрудника, через несколько месяцев компания столкнется с необходимостью его замены (не справился с работой или нашел иное место).

Так что впереди новый раунд инвестиций, а самое главное – потери рабочего времени, что по сути так же потеря денег.

Поэтому если централизованная финансовая служба будет находиться в Москве или Санкт-Петербурге, то возможно, что компании будет выгоднее предложить переезд персоналу из регионов, даже с возможной компенсацией расходов на жилье. Особенно это касается нетиповых должностей, требующих более специальных знаний. Плюсом еще будет то, что компании сохранит лояльность сотрудника, а что касаемо лояльности новых кандидатов, то это всегда большой вопрос.

Примерная смета (без учета налогов).

Филиал компании расположен в Новосибирске:

Зарплата казначея – 30 000 руб. в месяц.
Годовой бонус казначея – 120 000 руб.
Итого расходы в год – 480 000 руб.

Создание централизованной финансовой службы в Москве (Санкт-Петербург):

Новый сотрудник (казначей):
Зарплата – 70 000 руб.
Вознаграждение кадровому агентству (оклад за 2 месяца) – 140 000 руб.
Годовой бонус – 280 000 руб.
Итого расходы: 1 260 000 руб.
Выплата компенсации (за 2 месяца) сотруднику в Новосибирске – 60 000 руб.
Итого совокупных расходов – 1 320 000 руб.

Перевод сотрудника из Новосибирска в Москву с повышением зарплаты и компенсацией жилья

Зарплата – 50 000 руб.
Компенсация жилья (годовая) – 240 000 руб.
Годовой бонус – 200 000 руб.
Итого расходы: 940 000 руб.
Экономия (первый год) 380 000 рублей или 40 %.

В этом примере есть реальная экономия денежных средств, причем мы не учитываем ту нематериальную выгоду, которая заключается в том, что компания сохранила и даже преумножила лояльность сотрудника. Но, конечно, в каждом конкретном случае решение надо принимать индивидуально, учитывая в том числе и особенности самого сотрудника и ситуацию на рынке труда именно по этой должности.

Как выбрать место централизации финансовой службы

При выборе места, где будет находиться создаваемая централизованная финансовая служба, очень важно сразу же определить те основные задачи, которые компания планирует решить. Так же не стоит забывать и о специфике работы самой компании.

Возьмем условную розничную сети, которая состоит из магазинов, расположенных в Центральном, Северо-западном и Поволжском федеральных округах. Основные задачи, которые следует решить, создавая централизованную финансовую службу это:

получение кредитных ресурсов по наиболее низким ставкам;
усиление контроля за возможными злоупотреблениями на местах.

В этом случае наиболее оптимальным местом для размещения ЦФС будет либо Москва либо Санкт-Петербург. Поясню, почему.

Больше возможностей для кредитования не в региональных отделениях, а в головных офисах самых крупных банков.
Центры финансовой ответственности находятся в одном часовом поясе, что не затрудняет работу казначейства и как следствие обеспечивает более оперативное управление денежными потоками, что крайне актуально при наличии значительного кредитного портфеля;
Из крупного мегаполиса будет проще организовать логистику командировок ( в том для целей проверок на местах и т.п.).

Иная ситуация – крупное рыбоводческое хозяйство. Фермы находятся в ДВФО, там же оптовая компания и несколько розничных магазинов. Но основной торговый дом в Иркутске, там же розничный магазин. В Москве и Санкт-Петербурге несколько мелких торговых точек. Основные задачи финансовой службы холдинга:

разработка и исполнение финансовой стратегии;
оперативное управление денежными потоками;
контроль за возможными злоупотреблениями на местах.

Здесь целесообразнее разместить ЦФС, например, в Иркутске потому что: учитывая часовые пояса из Иркутска более удобно, чем из Владивостока управлять денежными потоками в Москве и Санкт-Петербурге;

кредитные ресурсы не нужны, а текущее РКО в банках Иркутска вполне устроит компанию (скорее компания даже получит преимущество, так как будет в местном банке крупным клиентом, а в мегаполисах может и затеряться на фоне сырьевых монстров);
оклады финансистов в Иркутске будут ниже чем в мегаполисах, да и затраты на аренду офиса тоже будут меньше чем в Москве и Санкт-Петербурге;
выездные проверки и инвентаризации опять же дешевле проводить, отправляя команду во Владивосток из Иркутска, чем из Москвы.

Как выстроить коммуникации между сотрудниками при централизации финансовой службы

Когда компания создает централизованную финансовую службу, многие привычные коммуникационные связи рушатся. И это, безусловно, вызывает негативную реакцию у персонала.

Например, раньше для того что оплатить какой-либо срочный счет, надо было зайти к казначею с завизированной заявкой, иногда и в обход существующих процедур. (формальности уладим потом).

Теперь надо заблаговременно разместить эту заявку в системе, возможно добавить какие-то пояснения, к тому же заявка может быть не исполнена, так как не уложились по времени (есть понятие банковского дня).

Поэтому при смене места нахождения централизованной финансовой службы необходимо произвести ревизию коммуникационных процессов. Если разделить этот процесс на несколько этапов, то он может выглядеть так:

Определение всех бизнес-процессов в которых участвуют финансовые службы.
Выделение тех бизнес-процессов, которые требуют изменений в связи с централизацией финансовой службой. Например, казначейские процессы, в случае если служба казначейства становится централизованной.
Внесение изменений в конкретные бизнес-процессы. Например, формирование заявок на оплату.
Доведение новой информации до всех участников.

Бизнес-процесс: оплата заявок на финансирование

БЫЛО: казначейская служба на местах:

Утверждение головным офисом БДДС конкретного ЦФО. Доведение показателей до ЦФО. Исполнитель: финансовая служба головного офиса.
Внесение утвержденных показателей в соответствующий модуль ПО. Исполнитель: финансовая служба ЦФО.
Формирование в модуле заявки на финансирование. Исполнитель: владелец бюджета в ЦФО.
Акцепт заявки (наличие бюджета, комплект необходимых документов и т.п.). Исполнитель: бюджетный контроль ЦФО.
Оплата заявки. Исполнитель: казначейство ЦФО.
Передача документа об оплате заказчику. Исполнитель – казначейство ЦФО.
Формирование отчета об исполнении БДДС и передача в головной офис. Исполнитель: казначейство ЦФО.

СТАЛО: казначейская служба централизована:

Утверждение головным офисом БДДС конкретного ЦФО. Доведение показателей до ЦФО. Исполнитель: финансовая служба головного офиса.
Внесение утвержденных показателей в соответствующий модуль ПО. Исполнитель: финансовая служба головного офиса.
Формирование в модуле заявки на финансирование. Исполнитель: владелец бюджета в ЦФО.
Акцепт заявки (наличие бюджета, комплект необходимых документов и т.п.). Исполнитель: бюджетный контроль головного офиса.
Оплата заявки. Исполнитель: казначейство головного офиса.
Передача документа об оплате заказчику. Исполнитель: казначейство головного офиса.

Сначала кажется, что значимых изменений как будто и нет: заявки по-прежнему оплачивает казначейство. Но теперь это казначейство, которое находиться в головном офисе, а не Мария Степановна из соседнего кабинета. Документ об оплате придет в казначейство по электронной почте, а не попадет на стол к Марии Степановне от кого-то из сотрудников.

Все изменения в бизнес-процессах после централизации финансовой службы необходимо зафиксировать письменно, чтобы у сотрудников не возникало путаницы: кто теперь и за что отвечает. Так же следует довести до сотрудников, какой функционал остается на местах.

Дабы сотрудник, которому нужно получить форму НДФЛ -2 знал, что за ней надо идти к бухгалтеру, который остался, как и прежде на месте, а не писать запрос в централизованную бухгалтерию. С одной стороны, это все элементарные вещи.

Однако любое изменение может серьезно озадачить персонал и привести к непродуктивным потерям рабочего времени, когда сотрудники будут пытаться самостоятельно понять, куда идти с тем или иным вопросом, проблемой.

Лучше один раз потратить время и силы на описание изменений, чем тратить его потом ежедневно на объяснение новых правил работы. Или получать ежедневные сбои в работе из-за того что кто-то что-то не так понял.

Источник: https://www.fd.ru/articles/157831-qqq-16-m5-27-05-2016-finansovaya-slujba-plyusy-i-minusy-tsentralizatsii

Централизованная бухгалтерия. Структура, правовая форма, обязанности

Централизованный бухгалтерский учет перестал быть прерогативой бюджетных учреждений. По этому принципу работают уже и крупные частные компании, небольшие фирмы предпочитают отказываться от идеи создания собственного штата бухгалтеров и обращаются в специализированные аутсорсинговые организации.

Что такое централизованная бухгалтерия (ЦБ)

Централизованная бухгалтерия (ЦБ) представляет собой учреждение, которое выполняет функции бухгалтерских служб сразу нескольких предприятий. Такой орган специализируется на ведении бухгалтерского и налогового учета. ЦБ может быть организована в нескольких формах:

Аутсорсинговая компания.
Инсорсинговые услуги.
Создание отдельного юридического лица, которое должно объединить решение всего комплекса финансовых вопросов головного предприятия и его дочерних структур.

При аутсорсинге бухгалтерская фирма по договору получает на возмездной основе полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета деятельности других юридических лиц. В случае с инсорсингом учетные функции аккумулируются в головной организации.

КСТАТИ! Отличительная черта централизации бухгалтерских служб в бюджетной сфере: выполнение обязательств реализуется в соответствии с заключенными договорами, но не предполагает оплату таких услуг.

По степени централизации можно выделить такие способы ведения учета:

вариант с полной централизацией;
форму частичной централизации;
контроль деятельности в отдельном сегменте – в сфере централизованных закупок ТМЦ;
подготовку сводной отчетной информации – все подопечные организации самостоятельно ведут учет, формируют отчеты, подают их в головной орган, который составляет сводные данные для выявления общей эффективности деятельности компании.

Необходимость создания централизованной бухгалтерии

Письмо Минфина России от 19.082003 № 03-01-01/11-241 указывает на основную цель централизации учета в бюджетной сфере: необходимость минимизации расходов и повышения эффективности работы бухгалтерских служб. К перечню задач, решаемых усилиями ЦБ, можно отнести:

увеличение степени достоверности учетных данных;
возможность применять к разным случаям единую методологию;
понижение уровня налоговых рисков;
оперативную подготовку всех видов отчетности;
обеспечение экономии фонда оплаты труда за счет сокращения общего штата финансовых сотрудников;
уменьшение расходов на организацию учета на предприятии.

ВАЖНО! В Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о праве руководителя хозяйствующего субъекта самостоятельно принимать решение о том, как будет вестись учет в организации: своими силами, третьими лицами или специализированными компаниями на договорной основе (п. 3 ст. 7).

Обязанности централизованной бухгалтерии

Централизованные бухгалтерские органы должны в процессе реализации своей деятельности составлять и утверждать локальные нормативные акты в форме:

приказов и распорядительной документации, визируемых руководителем;
коллективного договора;
положения об учетной политике и премировании сотрудников, системе оплаты труда, об охране руда;
правил внутреннего распорядка.

Предназначение ЦБ – ведение налогового и бухгалтерского учета. Функциональные обязанности специалистов единого финансового органа дополнительно включают:

подготовку отчетов;
отражение всех операций в учете не только в стоимостном выражении, но и в натуральном;
проверку первичной документации, контроль своевременности ее оформления и представления в бухгалтерию;
мониторинг изменений в количественном и качественном составе ТМЦ;
контроль использования трудовых ресурсов и управление финансовыми потоками предприятий;
реализацию расчетов с контрагентами и сотрудниками, привлеченными для выполнения отдельных работ физическими лицами.

В область задач центральной бухгалтерии может входить подача отчетной документации в контролирующие органы и ведение управленческого учета, подготовка аналитических материалов, расчет смет доходов и расходов для частных и бюджетных организаций и проверка выполнения утвержденного бюджета. Работники ЦБ могут принимать участие в инвентаризациях и оказывать консультационные услуги. Отдельный сегмент работ – систематизация и организация хранения документации обслуживаемых предприятий.

Преимущества и недостатки

Положительными последствиями внедрения централизованной бухгалтерии могут стать:

отсутствие необходимости содержать штат финансового, планового и бухгалтерского отделов;
управленческие расходы сокращаются;
реализация запланированных проектов и программ происходит в сжатые сроки;
единый подход в выполнении разных задач бухгалтерского учета;
контролирующие действия унифицированы;
использование ресурсной базы предприятия происходит более эффективно благодаря двойной системе мониторинга: со стороны руководства компании и специалистов ЦБ;
не надо тратить средства и время на организацию курсов повышения квалификации и спецоценку условий труда для бухгалтерской службы;
риски хозяйственной деятельности минимизируются, так как уровень квалификационной подготовки всех специалистов ЦБ очень высокий.

К недостаткам можно отнести сокращение возможностей для руководителя в отношении расходования средств – централизованная бухгалтерия будет соотносить все виды трат с планом доходов и расходов на текущий год. Введение дополнительных обязанностей для сотрудников ЦБ возможно только при условии увеличения платы по договору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для бюджетной сферы прямые рычаги воздействия на перечень оказываемых услуг у предприятия-заказчика отсутствуют. Степень централизации учета определяется не обслуживаемой организацией, а главными распорядителями средств и органами местного самоуправления.

Как создать централизованную бухгалтерию

Создание централизованной бухгалтерии происходит в несколько этапов:

Выбор правовой формы новой структуры.
Регистрация организации.
Определение функционала финансового органа и его организационной структуры.
Составление образца типового договора на оказание бухгалтерских услуг.
Составление штатного расписания и подбор персонала.
Оформление прейскуранта услуг.

Правовая форма централизованной бухгалтерии

Единство бухгалтерского учета может быть достигнуто путем выделения структурного подразделения, специализирующегося на учете (бухгалтерском, налоговом, управленческом) и планировании или через создание отдельного юридического лица.

В последнем случае ответственность за полноту учета возлагается на директора ЦБ.

При варианте с выделением бухгалтерии в отдельное подразделение надо будет вносить в Устав изменения, добавлять в него дополнительный вид деятельности – оказание бухгалтерских услуг.

Организационная структура централизованной бухгалтерии

При разработке оптимальной организационной структуры единого органа необходимо предусмотреть:

Управление по подготовке отчетной документации (руководящий состав).
Планово-аналитический или экономический отдел.
Группа главных специалистов.
Расчетчики для начисления и учета расчетов с наемными работниками.
Учетчики.
Хозяйственное подразделение.

Типовой договор оказания услуг

Форма договора может быть разработана для оказания услуг на безвозмездной или возмездной основах. В документе надо прописать:

функции ЦБ;
права и обязанности сторон соглашения;
меры ответственности за конкретные виды нарушений;
указание лиц с правом подписи бухгалтерской документации;
сроки предоставления в бухгалтерию первичных документов и их обработки;
правила документооборота;
особенности организации хранения документов и порядок работы с архивом.

Штатное расписание и персонал

В соответствии с разработанной организационной структурой бухгалтерской службы составляется ее штатное расписание.

На вакантные должности подбираются высококвалифицированные специалисты общего направления деятельности и узкой специализации.

Выбор работников надо организовывать на конкурсных условиях с возможностью перевода (полного или частичного) персонала дочерних структур в ЦБ. Численность штата рассчитывается с учетом предполагаемых трудозатрат в каждом сегменте учета.

Централизация бухгалтерского учета – оптимальное решение для бюджетных организаций и крупных частных предприятий. Создание такого органа позволяет высвободить дополнительные денежные ресурсы и снизить налоговые риски.

Источник: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/centralizovannaya-buhgalteriya/

Бухгалтерский аутсорсинг: плюсы и минусы

Центр бухгалтерского обслуживания “Российский рынок”:
Сущность бухгалтерского аутсорсинга (outsourcing)
Законодательство Российской Федерации устанавливает ответственность руководителей организаций за правильность ведения бухгалтерского учета, но одновременно с этим предусматривает следующие возможные варианты реализации данного учета:
— учреждение бухгалтерской службы как структурного подразделения, возглавляемого главным бухгалтером;
— введение в штат должности бухгалтера;
— передача на договорных началах ведения учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
— ведение бухгалтерского учета лично.

Третий пункт в настоящее время рассматривается как наиболее перспективный способ организации бухгалтерского учета в первую очередь для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей, у которых нет возможности и необходимости введения в штат должности бухгалтера. Такой способ организации учета получил название бухгалтерского аутсорсинга (от англ. outsourcing– передача на договорной основе непрофильных функций субъекта внешним исполнителям, специализирующимся на реализации конкретных видов услуг).

Целесообразность перехода на бухгалтерский аутсорсинг определяется прежде всего возможностью задействования внешних ресурсов специализированной бухгалтерской организации (аутсорсера) и сокращения за счет этого как стоимостных, так и временных издержек по ведению бухучета.

Это ставится возможным благодаря так называемому эффекту масштаба – аутсорсинговая компания, как правило, ведет бухучет нескольких организаций, что позволяет снизить долю ее условно-постоянных затрат на каждого клиента и, как следствие, общую стоимость услуг данной организации.

С целью исследования объективных предпосылок перехода на бухгалтерский аутсорсинг рассмотрим очевидные плюсы и минусы такого способа организации бухучета.
Плюсы
Традиционно к числу основных плюсов организации учета по схеме аутсорсинга относят возможность нивелирования таких статей затрат как:
— заработная плата штатного бухгалтера (отдела бухгалтерии);
— отчисления с фонда этой заработной платы;
— повышение курсов квалификации бухгалтеров;
— техническое оснащение рабочих мест бухгалтеров;
— установка специализированного программного обеспечения и его обновление;
— приобретение специальной литературы и справочных материалов по бухучету;
— закупка канцелярских принадлежностей и др.
Помимо перечисленного переход на аутсорсинг избавляет организации от сложностей, связанных с уходом в отпуск, болезнью, увольнением штатных бухгалтеров как наемных работников, различных трудовых споров, соответствующих нюансов трудового законодательства.
Здесь также следует отметить, что, обращаясь к специализированным бухгалтерским компаниям, организация получает, по сути, целый штат квалифицированных специалистов за сумму часто в три, четыре раза меньшую, чем заработная плата штатного бухгалтера.
Среди прочего отдельно необходимо выделить, что переход на аутсорсинг обусловливает принципиальную возможность возмещения штрафов и неустоек за неправильное ведение бухучета за счет организации-аутсорсера (в случае найма собственного бухгалтера возможность удержания таких штрафов из заработной платы бухгалтера – скорее, исключение из правил).
Минусы
С целью выдерживания объективности также укажем на некоторые негативные моменты, которые могут возникнуть при переходе на бухгалтерский аутсорсинг:
— возможность утраты конфиденциальности внутрифирменной информации;
— для крупных компаний с большим объемом хозяйственных операций – снижение оперативности в учете;
— слабая контролируемость деятельности аутсорсинговых организаций;
— нередко отсутствие специализации аутсорсинговых организаций на том виде экономической деятельности, который осуществляет организация-закачик.
Прописываем в договоре

Указанные негативные моменты легко можно устранить путем внесения соответствующих требований к деятельности аутсорсера в пункты договора на бухгалтерское обслуживание.

Данный договор является разновидностью договора возмездного оказания услуг, в котором в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации прописываются перечень услуг, обязанности и ответственность организации-аутсорсера и организации заказчика.

С учетом сказанного в число основных пунктов, определяющих ответственность фирмы аутсорсера, следует включить следующие обязательства:

— составление и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности, предоставление всех необходимых по закону сведений и отчетов в налоговые органы и органы внебюджетных фондов в объеме и сроки, установленные законодательством;

— компенсация аутсорсером штрафных санкций за неправильное ведение бухгалтерского учета, в т.ч. начисленных налоговой инспекций штрафов за несвоевременное предоставление налоговых деклараций, некорректно указанные суммы налогов и т.д.

Исключением из этого правила являются случаи, когда начисление штрафов происходит по вине организации-заказчика (несвоевременное предоставление аутсорсеру первичной документации, отказ от уплаты налогов, других предусмотренных законодательством обязательных процедур);

— сохранение конфиденциальности полученной аутсорсером информации от организации-заказчика;
— предоставление своевременной информации заказчику по всем изменениям в действующем законодательстве по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения, касающимся деятельности заказчика;
— дача разъяснений налоговым органам по всем вопросам, касающимся бухгалтерского учета организации-заказчика;
— ряд других требований, обеспечивающих полноту, непрерывность, своевременность и непротиворечивость ведения бухгалтерского учета организации-заказчика.
Объем работы
Одним из ключевых пунктов в договоре на бухгалтерское обслуживание является объем работы и перечень услуг, которые возлагаются на организацию-аутсорсер – будут ли это отдельные услуги по ведению бухучета либо комплексное обслуживание (от а до я), будут ли они носить разовый характер либо осуществляться на периодической основе.
Как правило, в общий перечень услуг аутсорсинговых организаций входят следующие виды деятельности:
— постановка (организация) бухгалтерского учета, включающая в себя разработку документов, требуемых в соответствии с действующим законодательством РФ и спецификой работы Заказчика:
· учетная политика организации для целей бухгалтерского учета и налогообложения;
· положение о порядке учета и расходования средств на представительские цели и оплаты услуг мобильной связи;
· проект приказа об утверждении лимита остатка кассы;
· договоры о материальной ответственности;
· другие необходимые документы;

— ведение бухгалтерского учета финансово-хозяйственных операций Заказчика с использованием автоматизированных программных средств 1С, в т.ч.:

· проверка наличия и соответствие требованиям законодательства первичных документов;
· обработка получаемых первичных документов, отражение их в бухгалтерском и налоговом учете;
· начисление налогов, других обязательных платежей в соответствии с законодательством РФ;
· подготовка платежных поручений к оплате;
· оплата от имени и за счет Заказчика начисленных налогов и иных обязательных платежей;
· ведение аналитического и синтетического учета;
· оформление и обработка банковских и кассовых операций, обработка банковских выписок, кадровых документов;
· ведение и обработка расчетов с подотчетными лицами;
· ведение и обработка расчетов с поставщиками и покупателями в рамках бухгалтерского учета;
· учет фиксированных активов;
· расчет заработной платы;
· составление регистров бухгалтерского и налогового учета;
· предоставление бухгалтерского баланса и расчета чистых активов по требованию Заказчика;

— ведение налогового учета, в т.ч.:

· заполнение и сдача в электронном виде налоговой отчетности, получение уведомления о принятии отчетов и всех требуемых по закону сведений и отчетов в органы внебюджетных фондов;
· установка и сопровождение программных средств электронной сдачи отчетности.
В зависимости от объема работы, который будет выполнять аутсорсер, оговариваются виды первичных документов, предоставляемых аутсорсеру и периодичность выезда его специалистов в офис организации-заказчика для сбора этой документации.
Стоимость услуг

Стоимость услуг аутсорсинговой организации также находится в прямой зависимости от объема работы по ведению бухгалтерского учета.

Как правило, при исчислении конечной суммы, которая будет выплачиваться заказчиком аутсорсеру (ежемесячно, ежеквартально или один раз в год – указывается в договоре) принимаются во внимание: режим налогообложения заказчика, объем его хозяйственных операций (прежде всего количество операций по оприходованию и реализации товара, операций по кассе, расчетному счету заказчика). Подробнее см., например, на сайте “Центра бухгалтерского обслуживания “Российский Рынок”” http://russia-market.ru/price.html.

На практике, чтобы не пересчитывать стоимость услуг ежемесячно (в зависимости от фактического объема работы аутсорсера за месяц), в договоре указывается некоторая усредненная сумма, которая может пересматриваться ежеквартально, раз в полугодие или раз в год.

Подводим итоги

В настоящее время сфера аутсорсинга в России постоянно развивается. Статистика свидетельствует, что бухгалтерский аутсорсинг, получивший широкое распространение на Западе, постепенно находит свое применение и в отечественной практике.

При этом правомерно сделать вывод, что для крупных компаний целесообразность перехода на бухгалтерский аутсорсинг не является однозначной и требует детального анализа в условиях конкретной управленческой ситуации.

В то же время для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей переход на бухгалтерский аутсорсинг представляется сегодня единственно оптимальным и практически безальтернативным способом минимизации затрат на ведение бухгалтерского учета при одновременном соблюдении всех требований российского законодательства.

http://russia-market.ru Бухгалтерские услуги Москва, Химки

Центр бухгалтерского обслуживания “Российский рынок”

Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.

Источник: https://club.cnews.ru/blogs/entry/buhgalterskij_autsorsing_plyusy_i_minusy